Hinn 1. október sl. gengu í gildi sögulegar reglur um eyðingu (grisjun) skjala settar af Hrefnu Róbertsdóttur þjóðskjalaverði.
Reglur um varðveislu og eyðingu skjala úr fjárhagsbókhaldi afhendingarskyldra aðila
Þar sem afleiðingarnar eru víðtækar og ískyggilegar hefur verið reynt að draga fjöður yfir alvöru málsins með því að leggja áherslu á það í málflutningi Þjóðskjalasafns að þetta sé aðeins heimild, ekki skylda.
Rökstudd andmæli nokkurra héraðsskjalavarða í janúar 2023 ásamt fylgiskjali voru að engu höfð. Um þær athugasemdir er þagað við setningu reglanna, og ekkert tillit var til þeirra tekið.
Þetta er víðtækasta eyðingarheimild sem gefin hefur verið um opinber skjöl á Íslandi til þessa. Meira en helmingur opinberra skjala er með þessu dæmdur til eyðingar. Ekki er aðeins um að ræða öll fylgiskjöl fjárhagsbókhalds, heldur einnig bókfærslu allra opinberra stofnana upp að ársreikningum. Þjóðskjalavörður nýtti með þessu heimild í lögum um opinber skjalasöfn til þess að rýra í reynd almenn vörsluákvæði laga um opinber skjalasöfn að meira en helmingi, án þess að Alþingi fái neitt um það sagt.
Þessu veldur húsnæðisvandi Þjóðskjalasafnsins. Mætti e.t.v. líkja þessu við að aðstöðuvandi heilbrigðiskerfisins yrði leystur með lífslokameðferðum.
Eyðing (grisjun) skjala í vestrænum skjalfræðum er ekki réttlætanleg á grundvelli skorts á rými eða aðstöðuleysis opinbers skjalasafns. Opinber skjöl eru varðveitt á öðrum forsendum en þeirri að varðveisla þeirra helgist af rými sem fyrir liggur eða takmarkist af þeim sökum.
Húsnæðisvandi Þjóðskjalasafnsins núna er þó ekki aðeins til kominn vegna skjala ríkisins. Ásælni Þjóðskjalasafns í að taka yfir skjalavörslu héraðsskjalasafna veldur þar miklu. Blasir nú við að það hefur þegar í ársbyrjun hafið undirbúning að þessu, nokkru áður en borgarstjórn Reykjavíkur og bæjarstjórn Kópavogs ákváðu að leggja niður héraðsskjalasöfn sín, fyrirvara- og undirbúningslaust.
Um árabil hefur Þjóðskjalasafnið sóst eftir að taka rafræn skjöl sveitarfélaga til varðveislu og rekið hræðsluáróður um hversu erfitt og flókið það vörsluverkefni er og gert lítið úr héraðsskjalasöfnum um leið með því að halda því fram að þetta væri þeim ofviða. Fulltrúar Þjóðskjalasafnsins, þáverandi þjóðskjalavörður Eiríkur G. Guðmundsson og núverandi aðstoðarþjóðskjalavörður Njörður Sigurðsson, hafa heimsótt Samband íslenskra sveitarfélaga 14. janúar 2019 til að grafa undan héraðsskjalasöfnunum. Skv. minnisblaði starfsmanna Sambandsins sem lagt var fyrir stjórn þess 25. janúar 2019 má lesa að fulltrúar Þjóðskjalasafns lögðu á ráðin um sameiningu og fækkun héraðsskjalasafna. Algerlega án vitundar héraðsskjalasafna og sveitarstjórna þeirra. Í því skyni var notuð skýrsla um eftirlitskönnun sem lá fyrir í desember 2018 sem sýndi héraðsskjalasöfnin í svo neikvæðu ljósi að henni var formlega mótmælt við menningarmálaráðuneytið árið 2019 af hálfu Kópavogsbæjar. Stjórn Sambands íslenskra sveitarfélaga samþykkti bókun 30. ágúst 2019 þar sem hún taldi mikilvægt að Þjóðskjalasafnið gætti hófs við eftirlit með starfsemi héraðsskjalasafna.
Héraðsskjalasöfnum sveitarfélaga er auðvitað ekkert frekar ofviða en sveitarfélögunum sjálfum að nota tölvutækni í starfsemi sinni. Ríkisvaldið hefur a.m.k. ekki yfirtekið starfsemi sveitarfélaga á þeim forsendum enn.
Héraðsskjalasöfnin hafa nú rekið þessi ósannindi af höndum sér með stofnun Miðstöðvar héraðsskjalasafna um rafræna skjalavörslu.
Hrefna Róbertsdóttir, fyrst þjóðskjalavarða til þess, taldi engin tormerki á að taka við safngögnum Borgarskjalasafns og Héraðsskjalasafns Kópavogs fyrr á þessu ári skv. frétt Ríkisútvarpsins 27. apríl. Hún hélt því fram að söm yrði þjónustan við notendur hjá Þjóðskjalasafninu og í skjalasöfnunum sem lögð yrðu niður. Starfsmaður Þjóðskjalasafnsins hefur tekið undir það í grein 5. október sl. Þetta er villandi málflutningur og undarlegur af hálfu Þjóðskjalasafnsins, og virðist til þess fallinn að afla tekna til Þjóðskjalasafns frá sveitarfélögum.
Félag héraðsskjalavarða varaði við slíku við setningu laga um opinber skjalasöfn árið 2014 í umsögn með þessum orðum:
„Þess ber að gæta að Þjóðskjalasafn Íslands kynni að hafa beinan hag af því að leggja niður sem flest héraðsskjalasöfn og fá með gjaldskrá að fullu greitt fyrir flutning þeirra og frágang og vörslu þeirra í Þjóðskjalasafninu úr sjóðum sveitarfélaga, og með þeim fjármunum auka umsvif sín á þeirra kostnað. Slíkan möguleika á fjármögnun ríkisstofnunar af hálfu sveitarfélaga ætti ekki að lögfesta.“
Þessi svikamylla sem héraðsskjalaverðir óttuðust er nú farin í gang.
Forverar Hrefnu í embætti þjóðskjalavarðar hvöttu til stofnunar héraðsskjalasafna einmitt vegna þess að Þjóðskjalasafnið annaði ekki þeim verkefnum sem það hafði þegar í þjónustu við ríkið og hafði ekki rými fyrir skjöl sveitarfélaga í ofanálag.
Áætlanir Þjóðskjalasafns nú um yfirtöku safngagna Borgarskjalasafns og Héraðsskjalasafns Kópavogs gera ráð fyrir eyðingu opinberra skjala sem hafa verið tekin þar til vörslu með hliðsjón af þeim reglum sem hér er um fjallað. Umfang opinberra bókhaldsskjala í vörslu opinberra skjalasafna verði minnkað, þannig að verkefnið, að gleypa héraðsskjalasöfnin, verði viðráðanlegra.
Sjá t.d. fylgiskjal fundargerðar stafræns ráðs Reykjavíkurborgar 11. október 2023
Sjá einnig fylgiskjal fundargerðar Bæjarráðs Kópavogs 19. október 2023 (2. Mál Aðgerðaráætlun…).
Þjóðskjalavörður virðist einblína á húsnæðisvanda Þjóðskjalasafnsins og lætur lönd og leið mikilvægi fjárhagsbókhalds, jafnt stjórnsýslulegt sem sögulegt. Fjárhagsbókhald telst yfirleitt meðal best skráðu skjala hins opinbera. Það getur því ósjaldan bjargað miklu þegar skjalavörslu er ábótavant að öðru leyti hjá hinu opinbera eins og víða er. Í því felast margháttuð réttindi bæði hins opinbera og borgaranna, og það er einnig mikilsvert við sagnfræðirannsóknir á ýmsum sviðum.
Þjóðskjalavörður hefur og ákveðið að fella undan faglega vörslu á einkaskjölum, sbr. bréf þjóðskjalavarðar til Félags héraðsskjalavarða á Íslandi 24. maí 2023 með fylgiskjali sem var svar við spurningum Félags héraðsskjalavarða 9. maí 2023.
Hugmyndin er að skilja hreinlega eftir einkaskjöl, sem Borgarskjalasafni og Héraðsskjalasafni Kópavogs hefur verið trúað fyrir af einstaklingum og félagasamtökum á svæðum þeirra, í höndum óskilgreindra stofnana sem hafa ekki opinbera skjalavörslu að hlutverki og ekki á að skipa starfsfólki með þjálfun til hennar. Ástæðan er e.t.v. sú að ólíklegt má telja að hægt verði að gera Reykjavíkurborg og Kópavogsbæ skylt að greiða meðgjöf með einkaskjalasöfnum til langtímavörslu í Þjóðskjalasafni, en þau taka rými. Þannig sýna bæði sveitarfélögin og Þjóðskjalasafn þessum menningarverðmætum algert virðingarleysi og dæma þau til glötunar með því að láta þau hægt og rólega hverfa í óskilgreindum stofnunum sem ekki hafa á að skipa sérhæfðum skjalavörðum.
Komi til þessa eru það svik við þá sem afhent hafa Borgarskjalasafni og Héraðsskjalasafni Kópavogs einkaskjöl sín ofan á þau svik meirihluta sveitarstjórnanna við þá, sem fólust í að leggja skjalasöfnin niður. Þannig reynir þjóðskjalavörður að koma sér hjá því að taka safngögn héraðsskjalasafnanna í sína vörslu skv. 10. gr. laga með útúrsnúningum á þeirri skyldu með því að vitna í lægra settar greinar sömu laga (16. gr.) um annað.
Þjóðskjalasafnið veldur því ekki að taka við öllum skjölum Borgarskjalasafns og Héraðsskjalasafns Kópavogs. Þjóðskjalavörður breytir með þessu áratugalöngu vörslusiðferði opinberra skjalasafna þannig að Þjóðskjalasafnið minnir meira á sorpflokkunarstöð en skjalasafn. Um leið er trausti og virðingu héraðsskjalasafna á landsvísu rústað.
Með drögum að reglunum sem birtust á vefsíðu Þjóðskjalasafnsins 7. desember 2022 til umsagnar var þeim til stuðnings birt óundirrituð álitsgerð á bréfsefni Fjársýslu ríkisins, óformlegt tölvuskeyti úr menningarmálaráðuneytinu og álitsgerð frá lögfræðingi Sambands íslenskra sveitarfélaga þar sem dásamað er „fullnægjandi frelsi“ einhverra hjá sveitarfélögunum til að eyða fjárhagsbókhaldinu.
Eðlileg stjórnsýsla í borgaralegu þjóðskipulagi leitar ekki eftir frelsi undan sjálfsögðum aga og gagnsæi. Það gerði á hinn bóginn stjórnsýsla sólkonungsins Loðvíks XIV á sínum tíma – sem hafði sitt fram gegn þegnunum, það endaði síðar með Frönsku byltingunni. Þá var með lögum um réttinn til skjala stofnað fyrsta þjóðskjalasafnið í anda mannréttindayfirlýsingarinnar frá 1789: „Samfélagið hefur rétt til þess að draga sérhvern opinberan starfsmann til ábyrgðar fyrir stjórnsýslu sína.“ Það felur nefnilega í sér fullnægjandi frelsi borgaranna að eiga aðgang að skjölum.
Árið 2014, þegar verið var að setja lög um opinber skjalasöfn, var varað við því í umsögn héraðsskjalavarðar Kópavogs 20. febrúar 2014 að þjóðskjalavörður fengi einn það vald, sem áður var í höndum fjölskipaðs stjórnvalds, stjórnar Þjóðskjalasafns Íslands, að heimila eyðingu opinberra skjala. Talað var fyrir daufum eyrum. Um ákvarðanir um eyðingu skjala er þjóðskjalavörður nú einvaldur og beitir því nú eins og hér er greint frá.
Menningarmálaráðherra hefur boðað löggjöf um gjaldskrá fyrir langtímavörslu skjala sveitarfélaga í Þjóðskjalasafni. Heimild til slíks liggur að vísu þegar fyrir (4.mgr. 7.tl. 14.gr. laga nr. 77/2014). Hvað sem áformað kann að vera, er ljóst að þetta mál snýst um meira en peninga.
Einkaskjöl og opinber bókhaldsskjöl eru í óvissuástandi í reipdrætti um peninga. Um rekstrarfé til tryggingar borgaralegum réttindum og til uppiheldis grundvallarþátta í vestrænni menningu. Rekstrarfé sem hvorki ríki né sveitarfélög ættu að geta talið eftir sér með neinum rétti og telst ekki mikið. Borgarskjalasafn Reykjavíkur hefur kostað álíka mikið og rekstur steyptra blómakerja á vegum borgarinnar. Fagleg skjalavarsla og menningarmál eru látin lönd og leið svo liggur við ómetanlegu ógnartjóni.
Einkaskjalasöfn íbúa Reykjavíkur og Kópavogs eru lent í óvissu, aðgengi skattgreiðenda að skjölum um ráðstöfun opinbers fjár takmarkast af eyðingu og um leið er mikilvægum heimildum til íslenskrar hagsögu fargað. Nærþjónusta Borgarskjalasafns og Héraðsskjalasafns Kópavogs leggst af og útlit er fyrir að heimildir til sögu þessara sveitarfélaga muni glatast þ.e. einkaskjalasöfnin og fjárhagsbókhaldið. Allt til þess að Þjóðskjalasafnið fái hús. Það verður þá dýru verði keypt. Tilgangur opinberrar skjalavörslu á Íslandi er orðinn húsnæðismál Þjóðskjalasafns, fremur en réttindi borgaranna, hagur stjórnsýslunnar og varðveisla sögu íslensku þjóðarinnar.