Tryggja verður langtímavörslu skjala sveitarfélaga í héraði. Þjóðskjalasafninu er það verkefni ofviða og óeðlilegt að það verkefni sé fjármagnað af öðrum en sveitarfélögunum sjálfum, í héraðsskjalasöfnum í heimabyggð. Einnig er mikilvægt að tryggja langtímavörslu skjala íslenska ríkisins á Íslandi. Það er hlutverk Þjóðskjalasafns Íslands.
Staða skjala og mikilvægi
Skjöl eru valdmiðlar. Í skjölum felast sannanir og staðfestingar. Sjálfræði einstaklinga, sjálfstjórnarréttur sveitarfélaga og fullveldi ríkja er háð eigin handhöfn þeirra á skjölum sínum óháð öðrum. Það hefur ekki breyst með nýbreytni í ritföngum og tækni, hvort heldur með upptöku pappírs í stað skinns, lindarpenna í stað gæsafjaðra, ritvéla eða tölva.
Borgaraleg réttindi í vestrænni stjórnskipan eru háð skjölum, ekki hverfulum upplýsingum, heldur varanlegum skjölum. Sé sá grundvallarþáttur, sem skjalavarsla og skjalahald er í stjórnsýslu, gerður öðrum háður, kann það að leiða til spillingar, misnotkunar og glæpa. Stjórnskipanin sjálf raskast ef opinber skjöl sem stjórnvöld og borgarar eiga mikið undir eru höfð utan lögskipaðs ábyrgðarsviðs viðeigandi forstöðumanns á hverjum stað eins og lög gera ráð fyrir. Einnig ef þau gufa upp vegna hverfulleika. Lýðræðið er í uppnámi þegar hvergi er kostur á áreiðanlegum og öruggum skjölum.
Hið ögrandi viðfangsefni að varðveita gögn á rafrænu formi sem skjöl til langframa, hefur kallað á mikil heilabrot skjalavarða víða um heim. Stjórnmálamenn sem vilja líta vel út sem leiðtogar og áhrifavaldar framfara og nýjustu tísku hafa sett gríðarlegan þrýsting á þetta og hamagangurinn er þvílíkur að orðið hefur tjón og útlit fyrir enn meira.
Hérlendis er það ofan í það tjón að gögn SKÝRR (Skýrsluvéla ríkisins og Reykjavíkurborgar) eru meira eða minna glötuð, engin formleg matsgerð hefur enn verið gerð á því. Á bls. 17 í Skýrslu nefndar um varðveislu tölvugagna sem verða til í stjórnsýslunni 15. júlí 1998 segir um þau gögn „Of kostnaðarsamt að taka saman upplýsingar vegna þessarar könnunar“, til þeirra hefur ekki spurst síðan.
Varðveisla hverfulla opinberra gagna hjá einkaaðilum felur í sér mikla áhættu og kippir fótunum undan opinberri stjórnsýslu í grundvallaratriðum. Engin áform eru um að láta opinbert fé af hendi rakna til langtímavörslu á rafrænu formi, en stórfé sett í svokallaða stafræna umbreytingu stjórnsýslu – sem í raun er rafræn umbreyting, úr föstu formi í hverfult. Leysir tæpast nokkurn vanda en býr til mikinn vanda. Á þann vanda er varla minnst og hann fær varla nokkra opinbera umræðu.
Héraðsskjalasöfnin á Íslandi hafa látið til sín taka með Miðstöð héraðsskjalasafna um rafræna skjalavörslu. Með því hafa héraðsskjalasöfnin, að svo miklu leyti sem það er hægt, reynt að tryggja öruggan farveg til þessarar varðveislu og eru komin fram úr Þjóðskjalasafni Íslands á þessu sviði, bæði hvað varðar fagmennsku og öryggi. Áhersluatriði umfram kröfur Þjóðskjalasafns er að gögnin séu aðgengileg frá fyrsta degi eftir að þau eru tekin til varðveislu og verði það áfram. Þjóðskjalasafnið virðist ætla að hafa gögnin dauð og óaðgengileg í 25 ár, en það er til þess fallið að þau verði dauð um aldur og ævi. Þjóðskjalasafnið hefur staðið í ófriði við héraðsskjalasöfnin í meira en áratug, til þess að reyna að leggja undir sig rafræn gögn sveitarfélaga í von um sértekjur. Hætta á gagnadauða í Þjóðskjalasafni væri sannarlega verðugt viðfangsefni opinberrar rannsóknar. Meðal gagna þar eru skjöl rannsóknarnefndar Alþingis um aðdraganda og orsakir falls íslensku bankanna.
Öryggisflokkun fjármálaráðuneytis á skjön við lög um skjalavörslu
Aðsúgur er nú gerður að faglegri skjalavörslu á vettvangi hins opinbera undir fölsku yfirskini tækniframfara. Héraðsskjalasöfnum og Þjóðskjalasafni er haldið utan við umræður um daglegt skjalahald, sem þó er á eftirlitssviði þeirra. Fjármálaráðuneytið hefur sett fram útgefin leiðbeiningarrit þar sem lög um opinber skjalasöfn eru nefnd, en út úr þeim snúið og horft fram hjá ábyrgðarskyldum. Í bæklingnum Öryggisflokkun gagna íslenska ríkisins sem fjármálaráðuneytið gaf út í október 2022, er (á bls. 20) fjallað um lög um opinber skjalasöfn af vankunnáttu. Þar er eyðing (grisjun og hreinsun) skjala talin ráð við uppljóstrun og leið til að eyða röngum upplýsingum. Þetta er óviðunandi nálgun og felur í sér grundvallarmisskilning á opinberri skjalavörslu, en um leið grundvallaröryggisbrest. Hugmyndin felur í sér hylmingu og vísvitandi fals – séu rangar upplýsingar hjá stjórnsýslu skýrir það ákvarðanir sem þær hafa haft í för með sér, sé þeim eytt er slóðin falin og hlaupist undan ábyrgð, eyðing rangra upplýsinga felur ekki endilega í sér persónuvernd, slík eyðing kann að fela í sér að vera skálkaskjól spilltrar og óvandaðrar stjórnsýslu. Tæknimenn fjármálaráðuneytisins skortir reynslu, yfirsýn og kunnáttu til að taka á svona málum og væri hollast að setja sig ekki í kennarahlutverk um þau. Umsagnarferli á samráðsgátt stjórnvalda um þessa öryggisflokkun fór fram án þess að fengist álit sérfræðinga á sviði skjalavörslu. Það var því alvörulaust samráð, sýndarmennska.
Þetta er enn alvarlegra í ljósi þess að tveir fulltrúar úr fjármálaráðuneytinu eru í nefnd menningarmálaráðherra um framtíðarskipan skjalavörslumála þar sem fagmenn á sviði skjalavörslu eru í minnihluta. Fulltrúum fjármálaráðuneytisins virðist ætlað að leggja opinbera skjalavörslu Íslands undir yfirráð þess og island.is þar sem ærið vafasamar hugmyndir ríkja um meðferð opinberra skjala, byggðar á blindri tæknitrú sem í hrekkleysi, reynsluleysi og kunnáttuleysi um sögu felur í sér grundvöll að alræðisstjórn. Opinberum skjalasöfnum er í grunninn, miðað við vestrænar stjórnskipunarhugmyndir, ætlað að gæta hagsmuna almennings gagnvart stjórnsýslunni og því er varasamt að setja þau til hliðar á fagsviði sínu.
Ekki er í bæklingum fjármálaráðuneytisins minnst á þann öryggisþátt sem eftirlitsskylda opinberra skjalasafna með daglegu skjalahaldi er, en eftirlitið er nauðsynlegt m.a. í ljósi þess að skjöl hins opinbera munu á endanum verða miklu lengur í vörslu opinberra skjalasafna en hjá þeim stofnunum sem þau mynda. Opinber skjalasöfn eiga ríka faglega hagsmuni af því að skjöl séu vistuð og varðveitt háttbundið og örugglega þannig að nothæf leitartæki séu mynduð um skjölin jafnóðum og að skjöl séu mynduð á formi sem hægt verði að varðveita til langframa.
„Gagnaflokkun skal styðja við skjalavistunaráætlanir ríkisaðila og tryggja þarf að allir skjalaflokkar séu flokkaðir“ segir í bæklingi fjármálaráðuneytisins.
Þarna er byrjað á öfugum enda og hlutunum snúið á haus. Skilgreining á innihaldi skjalaflokka (e. series) er fólgin í skjalavistunaráætlun (e. retention schedule) sem er yfirlit um tegundir skjala, skilgreining á þeim og ferli þeirra sem öllum opinberum stofnunum er skylt að gera. Gagnaflokkun (öryggisflokkun) styður á engan hátt við þær áætlanir. Gagnaflokkun verður hins vegar að byggjast á þeim. Þar sem skjalavistunaráætlanir vantar er öryggisflokkun ábótavant. Það eru því grundvallarmistök að nefna fyrst til lög um opinber skjalasöfn á bls. 20 í 24 blaðsíðna bæklingi um öryggi opinberra gagna, þegar þau ættu að koma fyrir í upphafi hans þar sem öll meðferð, varsla og vinnsla skjala hins opinbera hverfist um þau lög – ef ætlunin er þá að fara að lögum á annað borð. Markmið bæklingsins er því öðrum þræði að setja opinber skjalasöfn til hliðar, víkja þeim frá verksviði sínu, að því er virðist til að láta hugmyndafræðinga fjármálaráðuneytisins hafa sitt fram. Þjóðskjalasafn skortir sjálfstæði, fagleg heilindi, einurð og röggsemi til að andæfa þessu. Skortur þess á sjálfstæði birtist m.a. í því að vefsíða þess er felld undir hatt island.is. Þannig er eftirlitsstofnun með skjalavörslu stjórnsýslunnar orðin henni samdauna. Þetta er óviðurkvæmilegt og í því felst himinhrópandi skortur á skilningi á eðlilegum grundvallaratriðum stjórnskipunar.
Miðað við eðli og uppruna opinberra skjalasafna og hlutverk þeirra í borgaralegum stjórnháttum er þetta alvarlegt. Málefni opinberrar skjalavörslu heyra undir menningarmálaráðuneytið, ekki fjármálaráðuneytið. Hið síðarnefnda fer í bæklingi sínum ekki aðeins gegn lögboðnum og reglufestum vinnubrögðum um opinbera skjalavörslu heldur einnig gegn verkaskiptingu ráðuneyta.
Fullveldi og sjálfstjórnarréttur í uppnámi
Annar bæklingur frá fjármálaráðuneytinu Algengar fullyrðingar og spurningar um rekstrar- og hýsingarumhverfi, viðauka við Öryggis- og þjónustustefnu fyrir hýsingarumhverfi – Stefna um notkun skýjalausna sem hvorttveggja var gefið út í júní 2022, sýnir einnig vanskilning á meðferð opinberra skjala og gagna sem einnig er í blóra við lög um opinber skjalasöfn. Þar kemur fyrir sú hugmynd að ekkert sé því til fyrirstöðu að hýsa opinber íslensk skjöl í skýjaþjónustu hjá einkaaðilum á erlendri grundu. Hvergi kemur fram í bæklingnum að forstöðumenn beri vörsluábyrgð skjala skv. lögum um opinber skjalasöfn sem er óframseljanleg annað en til opinberra skjalasafna. Með þessu er stuðlað að því að farið sé gegn lögum.
Ríkisskjalaverðir Svíþjóðar og Noregs hafa bent á að notkun skýjaþjónustu til vistunar opinberra skjala á erlendri grundu, og þar með undir erlendri löggjöf, sé fullveldisbrot. Sjá Hýsing opinberra gagna í skýi – Skjalavefurinn 9. júní 2016. Ekkert hefur heyrst frá Þjóðskjalasafni Íslands um þetta efni, enda hefur það verið upptekið við að grafa undan héraðsskjalasöfnum með því að misbeita eftirlitshlutverki sínu og undirbúa það að leggja undir sig skjöl sveitarfélaga, jafnt rafræn sem á pappír, í tekjuöflunarskyni. Sjá Þjóðskjalavörður gegn héraðsskjalasöfnum – skjalaeyðing og einkaskjalasöfn á vergangi – Skjalavefurinn 29. október 2023.
Í þröngsýni í anda hinna eineygðu kýklópa er hérlendis einblínt á tæknilegt öryggi þegar fjallað er um upplýsingaöryggi en horft fram hjá samfélagslegu öryggi og stöðugleika stjórnskipunar. Söguleysi er allsráðandi og þar með reynsluleysi. Reynslan af þeirri ógn sem meðferð alræðis- og harðstjórna, og misindismanna, á skjölum og upplýsingum hefur skapað er látin lönd og leið.
Staða opinberra skjala er tryggð í lögum með forstöðumannaábyrgð, þau má ekki varðveita þannig að stjórnvöld verði almennur þjónustukaupandi við vörslu þeirra á neytendamarkaði, ekki hérlendis og enn síður erlendis, í því felst öryggisbrestur.
Áherslur Þjóðskjalasafnsins og ranghugmyndir tæknimanna í fjármálaráðuneytinu stefna í þá átt að Lýðveldið Ísland verði eins og hjálenda erlendra ríkja í skjalavörslumálum, einnig í þá átt að uppræta sjálfstjórn sveitarfélaga þegar kemur að faglegri langtímaskjalavörslu þeirra, en slíkt er talið stjórnarskrárbrot í löndum sem hafa stjórnarskrárákvæði um slíka sjálfstjórn. Að auki er lögfest forstöðumannaábyrgð á skjalavörslu látin lönd og leið. Fagleg skjalavarsla með virðingu fyrir borgaralegum réttindum og stjórnskipan er vikið til hliðar fyrir viðskiptasjónarmiðum í þágu tölvufyrirtækja sem vilja komast á opinberan spena og fyrir græðgi Þjóðskjalasafns í sértekjur af sveitarfélögum. Óþefinn af þessari peningahyggju leggur langa vegu. Erlendir skjalaverðir eru furðu lostnir, því þeir héldu að Íslendingar væru menningarþjóð.
Gengið í skrokk á héraðsskjalasöfnum
Aðeins ein höfuðborg allra fullvalda ríkja í Evrópu á sér ekki eigið borgarskjalasafn. Það er Reykjavík og var ákvörðunin um að leggja það niður tekin þvert ofan í varnaðarorð kunnáttumanna, en á grundvelli ósanninda og fúsks. Sjá Borgarskjalasafn í uppnámi – Skjalavefurinn 6. mars 2023. Að þessu er þjóðarskömm.
Tvö stærstu sveitarfélög landsins, Reykjavík og Kópavogur, hafa lagt niður opinber skjalasöfn sín, en eiga samt fulltrúa, ófaglærða í skjalavörslu, í stjórnum og nefndum er varða málefni opinberrar langtímaskjalavörslu (stjórnarnefnd Þjóðskjalasafnsins með fulltingi Sambands íslenskra sveitarfélaga, nefnd ráðherra um framtíðarskipan skjalavörslumála og nefnd á vegum Sambands íslenskra sveitarfélaga). Virðist það til þess eins að leggja dauða hönd á skjalavörslumálefni annarra sveitarfélaga og tryggja að gengið verði rækilega í skrokk á leifunum af þessum tveimur héraðsskjalasöfnum og hinum á eftir. Miðað við lög um opinber skjalasöfn hafa þessi sveitarfélög þó afsalað sér afskiptum af langtímaskjalavörslu skjala sinna til Þjóðskjalasafns með því að fella þau vísvitandi í vanhirðu skv. ákvörðun illa áttaðra kjörinna fulltrúa. Þau hafa afsalað sér sjálfstjórnarrétti á sviði eigin langtímaskjalavörslu til ríkisins, en ætla samt áfram að hlutast til um málefnið og láta fulltrúa sína, í krafti stærðar sinnar og yfirgangssemi, hlamma sér í sæti sem að réttu ætti að ætla fulltrúum sveitarfélaga sem leggja rækt við sjálfstjórnarrétt sinn og vilja sinna langtímaskjalavörslu sinni sjálf með rekstri héraðsskjalasafna.
Fagmönnum á sviði langtímaskjalavörslu í Reykjavík og Kópavogi, skjalavörðum sem eru forstöðumenn héraðsskjalasafnanna, er vikið til hliðar og í staðinn settir yfir safngögnin ófaglærðir fulltrúar stjórnsýslunnar sem láta ljós sitt skína um þau fagmálefni. Það er óráðshjal. Hrefna Róbertsdóttir þjóðskjalavörður og fulltrúar hennar eiga í viðræðum við þá, og virðist láta sér vel líka að fagmenn á sviði skjalavörslu séu með þessu sniðgengnir sem er ekki í anda codex ethicus eða siðaskrár Alþjóða skjalaráðsins. Hún hefur léð máls á því að koma einkaskjalasöfnum úr vörslu þessara héraðsskjalasafna fyrir í vörslu annarra stofnana sveitarfélaganna, og þar með reynt að sniðganga þau lög sem hún á að framfylgja sem kveða á um að Þjóðskjalasafni taki í sína vörslu safngögn, þ.e. skjöl og bækur, niðurlagðra héraðsskjalasafna. Hún hefur ekki andæft því að stærstu héraðsskjalasöfn landsins í Reykjavík og Kópavogi yrðu lögð niður á þeirri forsendu að það komi sér ekki við. Mörg grunngildi vestrænnar menningar hér á landi eru í húfi, stjórnskipan, lýðræði og mannréttindi, samfélagsminni og saga, en opinber umræða er í lágmarki.