Héraðsskjalasöfnin taka ekki aðeins við skilaskyldum skjölum frá hinu opinbera heldur einnig skjölum frá einstaklingum, félagasamtökum og fyrirtækjum.
Hlutverk héraðsskjalasafna frá upphafi hefur verið að varðveita skjöl í heimabyggð. Stundum hefur fólk lifað og starfað víða á ævi sinni, vert er að gæta þess að halda skjalasöfnunum þess í heilu lagi þrátt fyrir þetta. Mælt er gegn því að skjalasöfnum sé sundrað á mismunandi staði sem koma við sögu í lífi fólks eða eftir áritunarformi og viðfangsefnum. Skjalasafn er vitnisburður um þann sem það myndaðist hjá og mikilsvert að varðveita þann vitnisburð í heilu lagi. Meta verður hverju sinni í hvaða opinbera skjalasafni er eðlilegast að varðveita skjölin.
Héraðsskjalaverðir og skjalaverðir héraðsskjalasafnanna veita ráðgjöf um flokkun, skráningu og afhendingu skjala í þeirra umdæmi. Þetta á einnig við um ljósmyndasöfn. Þeir sem hafa hug á því að afhenda skjöl eru hvattir til þess að leita til skjalasafnanna hvað þetta varðar en á heimasíðunni er að finna upplýsingar um öll héraðsskjalasöfn á landinu.
Hver skjalaafhending er við afhendingu færð í afhendingarskrá héraðsskjalasafns skv. reglugerð nr. 283/1994 um héraðsskjalasöfn.

Opinberir aðilar

Ábyrgð á opinberum skjölum

Hver forstöðumaður ber ábyrgð á þeim skjölum er myndast innan ábyrgðarsviðs hans skv. 22. grein laga nr. 77/2014 um opinber skjalasöfn. Opinber skjöl sem hluta af skjalasafni stjórnvalds ber að afhenda skv. lögunum til opinbers skjalasafns. Þau má aðeins afhenda viðeigandi opinberu skjalasafni, en annars ekki yfir ábyrgðar- eða valdmörk. Gildir einu hvort um er að ræða utanaðkomandi aðila eða forstöðumann sem er hærra settur í skipuriti. Þetta hefur ekki áhrif á miðlun upplýsinga milli stjórnvalda.
Um afhendingu skjala og frágang til afhendingar til héraðsskjalasafns ber að hafa samráð við viðeigandi héraðsskjalasafn.

Afhending opinberra skjala

Um afhendingu opinberra skjala afhendingarskyldra til opinbers skjalasafns (þ.e. Þjóðskjalasafns eða héraðsskjalasafns) gilda reglur nr. 573/2015.
Héraðsskjalasöfnin veita skv. lögum viðtöku skjölum sem náð hafa þrjátíu ára aldri. Héraðsskjalavörður getur þó skv. lögunum lengt eða stytt afhendingarfrest ef sérstakar ástæður mæla með því. Sé starfsemi afhendingarskyldra hætt eða stofnanir/embætti lögð niður skulu skjöl þeirra afhent opinberu skjalasafni.
Leita skal samþykkis héraðsskjalasafns fyrir afhendingu skjala og bera undir það frágang og skráningu skjalanna með hæfilegum fyrirvara áður en þau eru afhent.
Eftirfarandi skýrsluform eru hér sett fram til aðstoðar héraðsskjalavörðum og forstöðumönnum með skjalavörsluábyrgð við að framfylgja reglum um frágang, skráningu og afhendingu pappírsskjala afhendingarskyldra aðila nr. 573/2015 (sem leystu af hólmi reglur nr. 1065/2010 sem tóku gildi 1. janúar 2011.)

Skýrsluform – upplýsingar um skjalamyndara (skilaskylda stofnun/embætti)

Skýrsluform – upplýsingar um einstakan skjalaflokk hjá skjalamyndara

Excel form til skráningar skjala. Hér eru skýringar við formið.

Tekið skal fram að skráning skjala er ferli sem æskilegt er að fari fram jafnóðum við myndun skjala og sé háttbundinn hluti af daglegri starfsemi opinberra stofnana og embætta, þannig að innfærsla þessa skráningarblaðs ætti ekki að jafnaði að fela í sér frumskráningu skjala. Það ætti þó einnig að nýtast til frumskráningar þar sem skjalavörslu hefur verið ábótavant.

Einkaaðilar

Þegar skjalasafn eða skjöl eru afhent héraðsskjalasafni sem ekki falla undir afhendingarskyldu skv. lögum nr. 77/2014 um opinber skjalasöfn er æskilegt að gera afhendingarsamninga. Sniðið sem hér er sett fram er aðeins til þess að gefa almenna hugmynd um slíkt. Þess verður að gæta að hverju sinni verður að fara gaumgæfilega yfir afhendingarmál og móta samninga með hliðsjón af því og gæta þess að samningsaðilar séu meðvitaðir um þýðingu sérhvers atriðis. Þetta samningssnið er því aðeins til viðmiðunar.