Einkaskjöl og opinber skjöl, skjalasöfn og stjórnskipan. Héraðsskjalasafn Kópavogs í ljósi sögunnar
Fyrirlestur haldinn af Hrafni Sveinbjarnarsyni héraðsskjalaverði, í Þjóðminjasafni Íslands í fyrirlestraröðinni
Eru söfn einhvers virði? https://sagnfraedistofnun.hi.is/is/fyrirlestrarod-eru-sofn-einhvers-virdi
1. september 2023, kl. 12-13.
Hvers vegna söfn hafa lent í þeirri kreppu að lýðskrumarar og spillingaröfl stjórnmála og stjórnsýslu telja sig geta átölulítið ráðist gegn þeim og ráðstafað þeim að einstaklingsgeðþótta á sér vafalítið ýmsar skýringar.
Ein er sú að mannvísindi eða „húmaniora“ eigi undir högg að sækja. Söguleysi í skólakerfinu er orðið að ófremdarástandi. Bóklestur er á undanhaldi fyrir tímafrekum afþreyingarmiðlum, Amusing Ourselves to Death er rit eftir Bandaríkjamanninn Neil Postman sem fjallar um þetta sem vandamál. Gæðaröðun háskóla skv. Shanghai listanum inniheldur engar greinar mannvísinda. Alþjóðavæðing jafnt til hægri sem vinstri í stjórnmálum felur í sér óbeit á þjóðmenningu og staðbundinni menningu. Þjóðminjasafnið sem þessi samkoma er í var byggt í tilefni af stofnun íslensks lýðveldis. Sögutenging skjalasafna og minjasafna á lítt upp á pallborðið í alþjóðavæðingu, þjóðleg og staðbundin list ekki heldur og staðkunnátta náttúrufræða er þrándur í götu alþjóðlegra stóriðjufyrirtækja og mengandi gróðabralls. Allt truflar þetta frjálst flæði vinnuafls og peninga í hinum stóra stíl og hvetur til hugsunar og gagnrýni meðal almennings.
Mannvísindi eru bundin stað og stund og eru háð sögu og samhengi. Fjölmenning er boðuð af stórum ríkjum þar sem frumbyggjum hefur að mestu verið útrýmt – þar er búið að jafna um þjóðmenningu og erfitt að reisa við nýja úr sundurlausum söfnuði margra þjóðerna. Stóru ríkin virðast helst hafa fram að færa History of the English Speaking People, einhverskonar meintan fjölmenningarhatt yfir veröldina alla. Víða um hinn vestræna heim fer tungumálakunnáttu aftur, þýska verslunarráðið í Svíþjóð gerði athugasemd nýverið vegna minnkandi þýskukunnáttu í Svíþjóð. Þar í landi velja fleiri nemendur frekar spænsku þrátt fyrir að bæði menningartengsl og verslunartengsl séu minni við hinn spænskumælandi heim en hinn þýskumælandi í Svíþjóð. Á Íslandi er ekki hægt að leggja fyrir franskar og þýskar bækur í háskóla eins og fyrir árið 1967 því málin eru valkvæð, við búum við einhæfni enskunnar. Mannvísindi hafa lent út fyrir verðmæta- og gildismatsskala. Drottning húmanískra fræða, sagnfræðin, er orðin tötrum klædd hornkerling.
Skjalavarsla hefur sannarlega þróast í nánu sambandi við stjórnmálaþróun og stjórnskipun í sögunnar rás. Upphaflega eru skjalasöfn einkaskjalasöfn í eigu einstaklinga tengd verslun og búskap. Þar sem skjöl eru bundin samfélagslegu ritmáli má ætla að vísir opinberra skjalasafna sé einnig fremur upprunalegur. Bókfærsla í kringum rekstur á trúarstofnunum má nefna þar til. Ef til vill eru hin fyrstu opinberu skjalasöfn sem nálgast núverandi skilgreiningu þess, skjalasöfn fornra borgríkja, Rómverska lýðveldisins og svo skjalasöfn sveitarfélaga í Evrópu á miðöldum.
Kanslarar konunga og keisara voru skjalaverðir þeirra og einveldisskjalavarslan var miðuð við hagsmuni einvaldsins, leyndarskjalasöfn einvaldanna voru einkaskjalasöfn þeirra, rétt eins og annarra aðalsmanna, aðeins aðgengileg þeim sjálfum og vildarvinum þeirra.
Stærstu skjalasöfn síðari alda myndast í kringum bankarekstur og hernaðarumsvif – stundum hvorttveggja í einu eins og í Austur-Indíafélögum nýlenduvelda.
Að hafa ekkert skjalasafn er höfuðeinkenni skipulagðrar glæpastarfsemi, skjölum er eytt þegar hagnýtu gildi er lokið, öll spor eru þurrkuð út.
_____________________________________________
Borgaralegur skjalaréttur kemur til sögunnar á 18. öld
Prentfrelsistilskipunin í Svíþjóð 1766
Franska byltingin
Þjóðskjalasafn Frakka stofnað 12. september 1790
Lög um réttin til skjala: 7. messidor árið 2 (25. júní 1794).
Í anda 15. greinar mannréttindayfirlýsingarinnar 1789:
Samfélagið hefur rétt til þess að draga sérhvern
opinberan starfsmann til ábyrgðar fyrir
stjórnsýslu sína.
Í 37. grein laganna er kveðið á um rétt borgaranna
til að glöggva sig á opinberum skjölum.
Lög um héraðsskjalasöfn 5. brumaire árið 5 (26. október 1796).
______________________________________________
Aðgengi almennings að opinberum skjalasöfnum og varðveisla opinberra skjalavörslustofnana á einkaskjölum á sér rætur í hugmyndum 18. aldar um tjáningarfrelsi og borgaraleg réttindi sem koma fyrst fram í borgaralegum stjórnmálum Svíþjóðar með prentfrelsistilskipuninni 1766 sem kvað á um almennt aðgengi að opinberum skjölum og svo lögum um réttindi manna til skjala í Frönsku byltingunni 1793.
______________________________________________
L´Abbé Henri Grégoire.
Brautryðjandi opinberra safna.
Notaði orðið vandalismi um
eyðileggingu menningarverðmæta.
__________________________________________
Önnur áhrif þeirrar byltingar sem eru víðtækari og ná þá einnig til annarra menningarverðmæta eru hugmyndir Abbé Gregoire (Henri Jean-Baptiste Grégoire) um þjóðareign á fornminjum fremur en að hafa þær í einkasöfnum og andstaða hans við eyðileggingu á menningarverðmætum, það var hann sem notaði fyrst orðið vandalismi um slíkt háttalag. Birgir Thorlacius hitti Abbé Gregoire í Frakklandi og las skýrslur hans um vandalisma á sínum tíma og umhirða um íslenska forngripi á sér rætur í hugmyndum hans í gegnum Fornfræðanefndina í Kaupmannahöfn.
[Sjá Sveinbjörn Rafnsson: “Oldsagskommissionens præsteindberetninger fra Island. Nogle forudsætninger og konsekvenser” í Oldsagskommissionens tidlige år forudsætninger og internationale forbindelser. Nationalmuseets 200 års jubilæumssymposium 24.-25. maj 2007:
https://www.oldskriftselskabet.dk/CustomerData/Files/Folders/4-aarb%C3%B8ger/35_aarboeger2007-11-sr.pdf ]
Að leggja niður söfn og skjalasöfn skipulagslaust og stefna safngögnum í voða er vandalismi, nokkuð sem meirihlutar í tveimur stærstu sveitarfélögum landsins hafa gert sig seka um. Þeir fulltrúar tjáðu þá stefnu ekki í aðdraganda lýðræðislegra kosninga og ættu því að víkja. Þeir hafa ráðist að almannahagsmunum.
Franska byltingin stóð á hugmyndum um þjóðríki almennings og einstaklingsfrelsi gegn einveldi og yfirgangi stjórnsýslu þess. Réttindi manna til skjala tengist þeirri mannréttindahugmynd byltingarinnar að embættismenn gagnvart borgurunum skyldu þurfa að færa sönnur á réttmæti gjörninga sinna og að þeir byggðust á lögum.
Það sem vekur furðu á síðustu tímum er hin stafræna stjórnsýsluhugmynd sem margir innan stjórnsýslunnar hafa heillast af. Það er gagnsæi einstaklingsins gagnvart stjórnsýslu sem er ekki gagnsæ. Berskjaldaður einstaklingur fremur en berskjölduð stjórnsýsla gagnvart skoðun og aðgengi. Því er haldið fram að þetta spari vinnu og horfi til sparnaðar.
Svo virðist vera að það sé hald manna í stjórnsýslunni að skjalavarslan verði sjálfvirk. Búið er að segja upp riturum í stjórnsýslunni í löngum bunum frá því skömmu fyrir síðustu aldamót og bréfaskipti hafa frá þeim tíma ekki endilega ratað í skipulega skjalavörslu en þess í stað hangið inni í tölvupóstforritum eftir því sem þau hafa enst og jafnvel glatast svo. Vissulega hafa sumstaðar verið tekin upp tölvukerfi til skjalavistunar, en ekki allsstaðar. Kröfur opinberra skjalasafna um reglubundna skjalavörslu opinberrar stjórnsýslu og stofnana hafa víða ekki verið uppfylltar.
Gildi skjala, vottfesta þeirra og áreiðanleiki er umræðuefni sem helstu talsmenn stafrænuvæðingar forðast eins og heitan eldinn og vilja frekar tala um veðrið. Stafrænt form er hverfult sem veldur því að það er afleitt til vottunar, á hinn bóginn er það hentugt til miðlunar. Þörf fyrir skjöl á pappír hverfur ekki meðan vottandi skjöl eiga að endast meira en áratug. En það eru blikur á lofti, því skilning skortir á varanleika rafrænna gagna og eðli svokallaðra rafrænna undirskrifta sem í reynd er tímabundinn vottunarkóði háður þriðja aðila. Einnig er skilningi ábótavant á þörfum opinberrar stjórnsýslu fyrir áreiðanleika.
Á Íslandi er ekki formlegur embættismannaskóli. Hérlend kennsla í opinberri stjórnsýslu er svo léttúðug að um skjalavörslu er varla fjallað þar og mætti líkja því við læknisfræði þar sem sleppt væri að kenna um blóðrásina. Starfsmenn eru ráðnir í opinbera stjórnsýslu án tilhlýðilegrar þjálfunar og virðingar fyrir skjölum og gildi þeirra. Hefðbundin skjalavarsla á pappír hefur ekki komist í eðlilegt horf. Það er því von að erfiðlega gangi að láta stjórnsýsluna haga skjalavörslunni eðlilega í stafrænu formi, en hún á að vera þar með sama hætti og við pappír. Opinberu skjalasöfnin hafa ekki verið þess megnug að halda uppi lögbundnu eftirliti með skjalavörslu stofnana og stjórnsýslu, en sum þeirra að vísu brugðið á það yfirskin að senda út rafrænar kannanir – sem er eins og að senda spurninguna „Er ekki allt í lagi“ og fá svarið „Jú jú.“ Væri matvælaeftirlit framkvæmt svona yrði ekki að sökum að spyrja.
Ósýnilegir rithöfundar á vegum fjármálaráðuneytisins hafa sent frá sér skýrslur um meðferð gagna hins opinbera sem eru að lögum skjöl og á verksviði menningarmálaráðuneytisins. Fjármálaráðuneytið hefur þannig stillt sér upp eins og yfirstjórn skjalavörslu í landinu. Viðhorfin minna köflum á fjarstæðukenndar drengjabækur og vísindaskáldsögur um allsherjaraðgengi og þjónustu með skjölum, engu líkara en að starfsmenn ráðuneytisins hafi horft yfir sig á geimferðasápuóperuna StarTrek. Skjalasöfnunum er legið á hálsi fyrir að vera ekki með í ævintýraheiminum, og sum gefa eftir.
Fjárhagshagsmunir og hýsing opinberra gagna er að nokkru það sem hangir á spýtunni. Skýjalausnir svokallaðar eða annarra manna tölvur.
___________________________________
Upprunareglan (Proveniensprincip, Principle of Provenance)
grundvallarregla skjalavörslu
Skjalasafni embættis, stofnunar, einstakings eða lögaðila skal haldið út af fyrir sig án viðauka og úrfellinga þannig að sú skipan sem það hafði hjá þeim sem myndaði skjalasafnið haldist óbreytt.
Af þessari reglu leiðir að skjöl þurfa að vera skráð skipulega og af nákvæmni í skjalasöfnum sem afhent eru. Skjalasöfn eru aðskilin í samræmi við valdmörk/ábyrgðarmörk skv. lögum og skipuriti – þeim aðskilnaði er haldið í vörslu opinberra skjalasafna.
Skjölin verða miklu lengur í vörslu opinbers skjalasafns en hjá stjórnsýslunni/stofnuninni sem þau myndast hjá. Til að tryggja að þau séu fullnægjandi skráð og örugglega varðveitt og frágengin fara opinber skjalasöfn með eftirlit með skjalavörslunni í stjórnsýslunni og hjá stofnununum.
_____________________________________
Valdmörk og persónuvernd eru tryggð í löggjöf um opinber skjalasöfn. Annars vegar með því að kveða á um skjalavörsluábyrgð forstöðumanna sem hvergi er heimilað að sé framseljanleg, hins vegar með starfrækslu skjalavörslustofnana, opinberra skjalasafna sem lúta upprunareglu sem heldur skjalasöfnum í upprunalegum skorðum og aðskildum innbyrðis.
Hér á veggnum má sjá þetta myndrænt:
[Mynd – skipan mála eins og hún er í Kópavogi – blandað er saman skjalasöfnum bæjarstjóra, bæjarstjórnar, bæjarráðs og sviða í stjórnsýslu bæjarins í eitt bréfa/skjalasafn – á að vera aðskilið miðað við valdmörk, héraðsskjalavörður hefur ítrekað gert athugasemdir við þetta. Nánar (með myndum): Persónuverndarlög og skjöl sveitarfélaga 19. mars 2018 (Skjalavefurinn): https://heradsskjalasafn.is/?p=1385 ]
Enginn fer inn á eðlilegt borgaralegt skjalasafn í lýðræðisríki og getur fengið öll skjöl um sig, slíkt er ekki þjónusta, heldur bjarnargreiði. Þar eru stjórnvöldin afhjúpuð eða sniðgreind (prófíleruð), ekki einstaklingarnir.
Í alræðisríkinu er því snúið á haus, einstaklingarnir afhjúpaðir eða sniðgreindir (prófíleraðir), ekki stjórnvöldin. Þjónustuver og allsherjargáttir settar upp í þeim anda að ríki eða sveitarfélag sé eitt fyrirtæki er angi af þeirri hugmynd.
Að öryggi skjalasafnanna er sótt með markaðsvæðingu opinberra gagna í evrópskri persónuverndarlöggjöf og almennu skilningsleysi og fáfræði í íslenskri stjórnsýslu bæði hjá ríki og sveitarfélögum. Gerðar eru árásir á opinber skjalasöfn með vanhugsuðum fullyrðingum um úrelt vinnubrögð. Stjórnsýslan er makráð og vill prófílera pöpulinn, lýðskrumarar stjórnmálanna telja sig skapa sér vinsældir með því að kalla það þjónustu. – Svo verða þeir svo ljómandi mikið í takt við tímann með því að nota skýið og gervigreindina í málflutningi sínum, en þegar nánar er að gáð er lítil vitneskja þar að baki.
Einstaklingum með íslenska kennitölu er tæplega þjónað með þeirri stefnu sem tekin hefur verið upp með verkefninu Stafrænt Ísland hjá fjármálaráðuneytinu. Lagafrumvarp um stafrænt pósthólf fyrir hvern mann á vegum þess var keyrt í gegn í þinglok um sumar. Blautir draumar einræðisherra alræðisríkja rætast í þessu athæfi. Stóri bróðir Georges Orwells er eins og kettlingur við hliðina á tölvuþursum fjármálaráðuneytisins, alveg óvart, vegna þess að þeir hafa ekki lært skjalavörslu og hafa því vanþroskaðan skilning á alvöru þess að fara með opinber skjöl, þeir ætla sér auðvitað ekkert illt.
Eina löggjöfin sem horft er til í fjármálaráðuneytinu er persónuverndarlöggjöfin, sem hefur að höfuðmarkmiði, eins og sést af upphafi laganna, að gera persónuupplýsingar að söluvöru innan Evrópusambandsins og Evrópska efnahagssvæðisins. Vissulega eru lög um opinber skjalasöfn nefnd, en út úr þeim snúið og þau hunsuð í meginatriðum.
Reynsla sögunnar af umsýslu einkaaðila með skjöl er t.d. meðferð Thurn og Taxis á pósti á 16., 17. og 18. öld. Einkapóstþjónusta þeirra snerist öðrum þræði um að skoða bréf og hagnast á því að fá tíðindi um viðskiptatækifæri og stríðsbrölt í þeim. Þess vegna hefur þótt eðlilegt þangað til annarleg viðhorf tóku að ryðja sér til rúms að nýju að hafa póstþjónustu í höndum hins opinbera. Bréfhelgi er orð sem sjaldan ber á góma á síðustu tímum. Tölvupóstur er t.d. ekki allur þar sem hann er séður t.d. þegar þjónustan er ókeypis.
[Mynd af upphafi pistils héraðsskjalavarðar Kópavogs 9. júní 2016: Hýsing opinberra gagna í skýi (Skjalavefurinn): https://heradsskjalasafn.is/?p=679
Mynd af forsíðu bæklings Fjármála- og efnahagsráðuneytisins, Algengar fullyrðingar og spurningar um rekstrar- og hýsingarumhverfi. Viðauki við Öryggis- og þjónustustefnu fyrir hýsingarumhverfi – Stefna um notkun skýjalausna. Júní 2022.: https://assets.ctfassets.net/8k0h54kbe6bj/1HtvboPbh5cMSLAWSTr0Pd/f5ee23fd20f580f43587932e7f28849f/Spurningar_um_rekstrar-_og_h__singarumhverfi.pdf Sjá bls. 8]
Ríkisskjalaverðir Svíþjóðar og Noregs hafa bent á að notkun skýjaþjónustu á erlendri grundu við vörslu opinberra skjala undir erlendri löggjöf sé fullveldisbrot. Fjármálaráðuneytið á Íslandi hefur fjallað um þetta í bæklingi og talið lítil tormerki á slíku, helst fett fingur út í að nota stórfyrirtæki eins og Amazon og Google því slíkt komi í veg fyrir nýsköpun. Þá er líklega átt við íslenska nýsköpun sem væntanlega á að skáka risunum.
Að hafa völd yfir skjölum sínum þ.e. minni sínu og réttindasönnunum er eðlilega tengt fullveldi ríkja, en það tengist einnig á sama hátt sjálfstjórnarrétti sveitarfélaga. Sjálfræðið er í húfi þegar kemur að einstaklingum.
Jósep Stalín var einn framgangsríkasti skjalavörður 20. aldar. Sem skjalavörður Kommúnistaflokks Ráðstjórnarríkjanna hafði hann aðgengi að upplýsingum sem hann gat hagnýtt sér sem valdsmaður á öðrum sviðum til að ná undir sig öllum völdum. Lærdómurinn: Skjalaverðir eiga ekki að fara með völd utan skjalavörslu. Þess vegna eru skjalaverðir borgaralegrar stjórnsýslu lýðræðisríkja eins og geldingar í kvennabúri, umsýslumenn valdmiðla sem hlutast ekki til um völd og stjórnmál. Þeir njóta líka nokkurrar friðhelgi, því valdhafar mega ekki hafa þá í vasanum. Þeir hafa með höndum innra eftirlit. Afskipti stjórnmálamanna af skjalavörslumálum eru í grundvallaratriðum varasöm.
Við niðurlagningu Borgarskjalasafns Reykjavíkur og Héraðsskjalasafns Kópavogs í borgar- og bæjarstjórn féllu atkvæði þannig að meirihlutinn tók afstöðu með tillögu þess efnis. Þar sem minnst var á Pírata hér á síðasta fundi fyrir viku og hversu undarlega þeim fórst í Reykjavík að styðja það að leggja Borgarskjalasafnið niður, þá verður að nefna að Píratar í minnihlutanum í Kópavogi voru því andvígir að leggja niður Héraðsskjalasafn Kópavogs. Á sama hátt voru borgarfulltrúar Sjálfstæðisflokks hlynntir Borgarskjalasafninu en bæjarfulltrúar sama flokks í Kópavogi stóðu að því að leggja Héraðsskjalasafnið þar niður. Það er því ljóst að stjórnmálaflokkar á Íslandi hafa enga menningarstefnu og það er býsna lélegt. Þeir skulda kjósendum skýringar á þessu og þeir þurfa að útskýra afstöðu sína í þessum málum á einhvern vitrænan hátt. Einnig má telja undarlegt að það er ekkert náttúrufræðisafn á vegum höfuðborgar landsins. Kópavogur hljópst undan merkjum að halda slíku uppi.
Skýringar vantar alveg á þessum ákvörðunum. Almælt er að skýrslur greiningarfyrirtækja eru gerðar með fyrirfram ákveðna niðurstöðu í huga, þær fara a.m.k. sjaldan langt frá þeim hugmyndum sem kaupandinn hefur. KPMG skýrslurnar í Reykjavík og Kópavogi urðu frægar að endemum og nú mun KPMG vera að störfum í Skagafirði, vöggu íslenskra héraðsskjalasafna. Fyrsta opinbera skjalasafn sem fékk um sig KPMG skýrslu var Þjóðskjalasafn Íslands fyrir nokkrum árum og mun hafa pantað hana sjálft. Þaðan er talið að hugmyndin um vanhæfni héraðsskjalasafna til stafrænnar varðveislu sé komin og eigi rætur að rekja til æðstu stjórnenda Þjóðskjalasafns Íslands. (Alið hefur verið á þessu með því að sveipa stafræna skjalavörslu ógnvekjandi þoku með orðunum flókið, tæknilegt og dýrt sem aðeins Þjóðskjalasafnið þykist ráða við, græðgi þess í sértekjur úr vösum sveitarfélaga veldur þessum áróðurskrömpum, héraðsskjalasöfnin eru þó þegar komin fram úr Þjóðskjalasafninu á þessu sviði með Miðstöð héraðsskjalasafna um rafræna skjalavörslu.)
Þegar árið 2017 komu fram drög að reglugerð um héraðsskjalasöfn samin af Nirði Sigurðssyni á Þjóðskjalasafni. Sjö héraðsskjalaverðir mótmæltu fjandsamlegu viðhorfi gagnvart héraðsskjalasöfnum í þessum drögum og gerðu athugasemdir við ásælni Þjóðskjalasafnsins í rafræn skjöl sveitarfélaga. Öryggisákvæði um að safnkostur væri valdaður af Þjóðskjalasafni félli héraðsskjalasafn í vanhirðu var beinlínis gert að ógnandi hótun um rekstrarleyfissviptingu.
Í árslok 2018 sendi Þjóðskjalasafnið sveitarfélögum skýrslu um héraðsskjalasöfn eftir Njörð Sigurðsson byggða á spurningakönnun sem send var út árið áður. Þar var enn hnýtt í héraðsskjalasöfnin og flest fundið þeim til foráttu. Njörður og þáverandi þjóðskjalavörður Eiríkur Guðmundsson kynntu skýrsluna fyrir framkvæmdastjóra Sambands íslenskra sveitarfélaga og starfsmönnum þess og ræddu við þá um sameiningu og fækkun héraðsskjalasafna og að koma starfsemi þeirra jafnvel fyrir í bókasöfnum.
Fjórir héraðsskjalaverðir sendu umboðsmanni Alþingis ábendingu um stjórnsýslulega stöðu héraðsskjalasafna og héraðsskjalavarða í júlí 2021.
Þetta eru atriði sem ekki hafa komið almennilega fram í opinberri umræðu um Borgarskjalasafn og Héraðsskjalasafn Kópavogs, þ.e. að Þjóðskjalasafn Íslands hefur grafið undan héraðsskjalasöfnunum með umtali um þau og ásælst rafræn gögn sveitarfélaga til varðveislu. Félag héraðsskjalavarða sendi nú í maí sl. fyrirspurn til Hrefnu Róbertsdóttur þjóðskjalavarðar um afstöðu hennar til lokunar héraðsskjalasafna. Svar barst 24. maí sl. og vakti afstöðuleysið furðu.
Í bréfi þjóðskjalavarðar kom fram að viðræður væru hafnar við fulltrúa Kópavogs og Reykjavíkur. Í bréfinu segist hún í þeim viðræðum hafa talið koma til greina að einkaskjalasöfn í vörslu hinna niðurlögðu héraðsskjalasafna yrðu varðveitt annarsstaðar en í Þjóðskjalasafni „ef áhugi, aðstaða og þekking er til staðar, t.d. í öðrum menningarstofnunum sveitarfélaganna“. Með öðrum orðum að þrátt fyrir ákvæði um að sé starfsemi héraðsskjalasafns hætt eigi að afhenda Þjóðskjalasafni safngögnin á kostnað sveitarfélagsins, þá stendur þjóðskjalavörður í viðræðum um þetta. Með þessu gefur þjóðskjalavörður kost á því við þá sem leggja einhliða niður héraðsskjalasöfn að velja sér eitthvað úr safnkostinum. Þessi aðferð við að leggja niður héraðsskjalasöfn heitir að fella þau í vanhirðu af ásetningi. Viðræður þjóðskjalavarðar á þessum nótum við fulltrúa sveitarfélags, ófaglærða í skjalavörslu, þar sem ekki er einu sinni haft samráð við þá sem hafa starfað við héraðsskjalasafnið eru með ólíkindum. Með þessu hefur þjóðskjalavörður léð máls á því að sundra héraðsskjalasöfnunum, rjúfa heild þeirra, en sú heild er mynduð í samræmi við hlutverk þeirra og í reynd gildir upprunaregla um þau. Einkaskjalasöfnin voru afhent af einstaklingum í trausti þess að félli héraðsskjalasafnið niður tæki Þjóðskjalasafnið við. Bókakostur héraðsskjalasafnanna er einnig myndaður í kringum önnur safngögn þeirra og tilheyrir safngögnunum. Þjóðskjalasafnið verður að taka hann einnig til varðveislu.
Á undanförnum árum hefur byggst upp sagnfræðibókasafn við Héraðsskjalasafn Kópavogs m.a. úr bókum frá Birni Þorsteinssyni prófessor, Gísla Gunnarssyni, Gísla Ágúst Gunnlaugssyni og hluta af bókasafni Búnaðarfélags Íslands og fleira. Það er líklega stærsta sagnfræðibókasafn á landinu utan Sagnfræðistofnunar Háskólans.
Hrefna Róbertsdóttir þjóðskjalavörður ýtir undir rangtúlkun laga með því að ræða við fulltrúa Reykjavíkurborgar og Kópavogsbæjar, eins og Þjóðskjalasafnið verði með því að taka yfir langtímaskjalavörslu sveitarfélaganna, líkt og það sé verktaki sem taki þetta hlutverk að sér í samráði við sveitarfélögin. Staðreyndin er sú að Þjóðskjalasafnið á einfaldlega að taka að sér hlutverk héraðsskjalasafns þessara sveitarfélaga án rekstraríhlutunar sveitarfélaganna. Sveitarfélögin eiga kost á að sjá um reksturinn með rekstri héraðsskjalasafns og ráða honum þá, en Þjóðskjalasafnið er ríkisstofnun sem heyrir undir ráðherra, ekki sveitarstjórnir eða stjórnsýslu sveitarfélaga og því ber vafningalaust að taka þessi héraðsskjalasöfn yfir samráðslaust séu þau lögð niður einhliða og samráðslaust.
Sveitarfélög sem eru eru svo vesöl að reka ekki sitt eigið skjalasafn eiga ekkert með að vera með lúkuna í rekstri Þjóðskjalasafns. Þau eiga heldur ekkert með að vera að skipta sér af málefnum héraðsskjalasafna annarra sveitarfélaga í starfshópum ráðherra eða Sambands íslenskra sveitarfélaga. Lagaleg leið þeirra til að stjórna langtímaskjalavörslunni er að reka héraðsskjalasafn. Annars eiga þau bara að borga reikninginn. Þjóðskjalavörður hefur kosið að láta líta svo út sem slátrun héraðsskjalasafna sé upphafið að ljúfu viðskiptasambandi, fremur en grófasti aumingjaskapur, botnlaust menningarleysi, yfirgangur og frekja.
Um tíma á 20. öld var embætti þjóðskjalavarðar lagt niður með lögum og stóð til að setja Þjóðskjalasafnið undir landsbókavörð, en einhvern vegin kom það aldrei til framkvæmda. Miðað við hvað þjóðskjalaverðir síðustu ára hafa verið fúsir til þess að afhenda bókasöfnum skjöl héraðsskjalasafna til varðveislu, væri ekki úr vegi að athuga hvort ekki væri ráð að leggja þá niður.
Kostnaður við vörslu einkaskjalasafna er nú í brennidepli, þökk sé þjóðskjalaverði. Viðbúið er að varsla þeirra komi til með að skerðast við það, þegar þessi glórulausi reipdráttur um peninga heldur áfram.
Ástæðan fyrir stofnun Héraðsskjalasafns Kópavogs á sér, fyrir utan staðbundnar ástæður í Kópavogi, rætur í bréflegri áskorun Ólafs Ásgeirssonar þjóðskjalavarðar til bæjaryfirvalda um að það yrði stofnað. Ólafur eins og forverar hans sáu að Þjóðskjalasafninu var ofviða að sinna sveitarfélögunum í starfsemi sinni, það ætti nóg með ríkisstofnanirnar.
Munurinn á vörsluaðferðum og varðveislu einkaskjalasafna þ.e. skjala sem ekki eru skilaskyld til opinberra skjalasafna og hinna sem eru skilaskyld er nær enginn. Nokkur munur kann að vera á aðgengi en hann er lítill.
Héraðssögu og einsögu er vel þjónað á svæðisbundnum vettvangi héraðsskjalasafna fremur en á víðtæku sviði Þjóðskjalasafns sem þjónar fremur stórsögulegu samhengi. Forysta þess í málefnum skjalavörslu gerir kröfu um skilning á mikilvægi héraðsskjalasafna og að það hlúi að þeim fremur en að stunda gereyðingarstríð gegn þeim, eins og verið hefur á undanförnum árum.
Menningar- og viðskiptaráðherra Lilja Alfreðsdóttir mun þurfa að takast á við þessa undarlegu stöðu mála á næstunni.
Rekstur héraðsskjalasafna út um allt land er byggðamál og snýr að sjálfstjórnarrétti sveitarfélaga. Það er ljóst að skjöl sveitarfélaga sem ekki hafa staðið að héraðsskjalasafni hafa glatast, mikilvæg skjöl er varða íbúa og skjólstæðinga sveitarfélaganna miklu. Þjóðskjalavörður getur ekki með neinu móti haldið því fram að Þjóðskjalasafninu hafi tekist að rækja hlutverk sitt sem héraðsskjalasafn gagnvart sveitarfélögum sem ekki hafa rekið slíka stofnun. Hvar eru t.d. skjöl Hafnarfjarðarbæjar?
Stjórnmálahreyfingar eru klofnar í þessum málum og það sýnir að þær hafa enga menningarstefnu, þær hafa enga stjórnsýslustefnu, þær virða ekki lýðræði og þær virða ekki almannahagsmuni. Við erum í miðri stjórnmála-, menningar- og siðferðiskreppu hér á Íslandi.
_____________________________________________
Í umræðum á eftir erindinu nefndi fyrirlesari að mönnum hefði e.t.v. þótt hann taka sterkt til orða. Hafa bæri í huga hver yrðu örlög þess ráðherra sem ákvæði að leggja niður Stofnun Árna Magnússonar með það í hyggju að afhenda handritin aftur til Kaupmannahafnar. Hann yrði að sjálfsögðu að segja af sér. Munurinn á skjölunum sem eru í húfi þar og í héraðsskjalasöfnunum væri einkum aldurinn.