Starfsmenn héraðsskjalasafna á Íslandi fyrir utan Amtsbókasafnið og Héraðsskjalasafni á Akureyri eftir skoðunarferð um húsakynni héraðsskjalasafnsins.
Félag héraðsskjalavarða á Íslandi stóð fyrir ráðstefnu 27. og 28. september í Rósenborg, gamla Barnaskóla Íslands, á Akureyri. Þetta er í annað sinn sem héraðsskjalaverðir og starfsmenn á skjalasöfnunum hittast og bera saman bækur sínar. Félagið var stofnað 29. mars 2009, en megintilgangur félagsins er að vera virkur samstarfsvettvangur héraðsskjalavarða, styrkja héraðsskjalasöfnin, faglegt frumkvæði og starfsemi sem snýr að skjalavörslu sveitarfélaga á Íslandi. Frá byrjun hafa reglulega verið haldnir fundir og styttri ráðstefnur í gegnum fjarfundabúnað en haustið 2011 hélt félagið tveggja daga ráðstefnu í Reykjavík. Félagið hefur á undanförnum árum sannað tilverurétt sinn og komið mörgu góðu til leiðar fyrir héraðsskjalasöfnin.
Aðalbjörg Sigmarsdóttir héraðsskjalavörður á Héraðsskjalasafninu á Akureyri setur ráðstefnuna.
Á ráðstefnunni á Akureyri kenndi ýmissa grasa enda hafa starfsmenn héraðsskjalasafnanna í mörg horn að líta eins og dagskrá ráðstefninnar bar með sér. Skjalavarsla grunnskóla hefur í rúmt ár verið í brennidepli og nokkur skjalasöfn hafa unnið að gerð skjalavistunaráætlana fyrir grunnskóla á sínum starfssvæðum. Fyrri daginn kynntu Borgarskjalasafn Reykjavíkur og Héraðsskjalasafn Árnesinga þá vinnu sem þar hefur farið fram og þá var rætt um samstarf milli héraðsskjalasafnanna í þessu sambandi, innleiðingu skjalavistunaráætlana og eftirfylgni. Ljósmyndaverkefni á þremur skjalasöfnum var kynnt og þeir staðlar sem skjalasöfnin nota við skönnun og skráningu á ljósmyndum. Á héraðsskjalasöfnunum 20 er meira en ein milljón mynda en stærstur hluti þeirra er á skjalasöfnunum á Akranesi, Ísafirði, Sauðárkróki, Húsavík, Egilsstöðum og Selfossi. Þegar horft er til skráningar á ljósmyndum er vert að hafa í huga tengsl skjalasafnanna við nærumhverfi sitt en aðgengi að heimildarmönnum skiptir höfðumáli þegar kemur að skráningu á ljósmyndum.
Héraðsskjalasöfnum er skylt að halda aðfangabækur. Rætt var um gerð aðfangabóka og með hvaða hætti og þá hvaða upplýsingar þurfa að koma fram í aðfangabókum.
Hluti ráðstefnugesta fylgist með.
Þriðja átaksverkefni félagsins var ýtt úr vör sl. vor, en það er söfnun á skjalasöfnum íþróttafélaga í samvinnu við Íþróttasamband Íslands. Farið var yfir stöðu átaksins en fjölmargar afhendingar hafa þegar skilað sér til skjalasafnanna. Einnig var farið yfir átaksverkefni sem félagið stendur fyrir ásamt Biskupi Íslands, en það er söfnun á skjölum sóknarnefnda.
Þá voru fluttar framsögur um rannsóknir á héraðsskjalasöfnum og stöðu skjalasafnanna í fræðasamfélaginu. Mikið af rannsóknarvinnu héraðsskjalasafnanna býr að baki fræðiritum og rannsóknum, en minnst af þeirri rannsóknarvinnu sem fer fram á skjalasöfnunum ratar í útgáfu. Stærstur hluti þessarar vinnu er nýttur tengslum við innra starf skjalasafnanna og tengist þá skráningu og greinargerðum sem gerðar eru með afhendingum. Fram kom almennur áhugi starfsmanna á að gera þessa vinnu sýnilegri og ljóst að útgáfa með einum eða öðrum hætti mun í framtíðinni aukast til muna.
Umfjöllunarefni seinni daginn voru m.a. málalyklar sveitarfélaga, aðkoma skjalasafnanan á gerð og innleiðingu málalykla. Þá var fjallað um skráningu lítilla skjalasafna og notkun á ISAD-G staðlin við skráningu skjalasafna, en staðallinn er ásamt öðrum stöðlum einnig notaður þegar aðfangabækur eru færðar og við gerð greinargerða með skjalasöfnunum auk þess sem fluttar voru framsögur um grisjun í skjalasöfnum, lagalegar heimildir, mun á grisjun og hreinsum úr skjalasöfnum og þá var fjallað um gjaldtökuheimildir héraðsskjalasafnanna.
Þá notuðu starfsmenn héraðsskjalasafnanna tækifærið og heimsóttu bæði Héraðsskjalasafnið á Akureyri og Menningarhúsið Hof og þökkum við Aðalbjörgu og Láru á Héraðsskjalasafninu og Akureyrarbæ bestu þakkir fyrir gestrisninna.
Svipmyndir frá ráðstefnunni.