Héraðsskjalaverðir hafa í umsögnum brugðist við drögum að frumvarpi til laga um Þjóðskjalasafn Íslands sem unnið hefur verið að af starfshópi er Þorgerður Katrín Gunnarsdóttir menntamálaráðherra skipaði 24. september 2008 til að vinna að heildarendurskoðun laga um Þjóðskjalasafn Íslands. Í starfshópnum sátu dr. jur. Páll Hreinsson hæstaréttardómari, formaður, Ólafur Ásgeirsson þjóðskjalavörður og Eiríkur Þorláksson sérfræðingur í menntamálaráðuneytinu. Jafnframt var lögfræðisvið ráðuneytisins hópnum til aðstoðar.
Að öllu samanlögðu eru héraðsskjalaverðir andvígir fyrirhuguðum lagabreytingum eins og þær liggja fyrir, en um drög er að ræða sem geta tekið breytingum áður en þau verða lögð fyrir Alþingi.
Drög að frumvarpi til laga um Þjóðskjalasafn Íslands á heimasíðu menntamálaráðuneytisins
Sameiginlegar athugasemdir allra héraðsskjalavarða hafa birst á þessum vef áður:Sjá hér.
Í athugasemdunum er áhersla lögð á að lögin séu sett um öll skjalasöfnin þ.e. héraðsskjalasöfn til jafns við Þjóðskjalasafn, sjálfstæði sveitarfélaga verði virt og skjalavörsluábyrgð forstöðumanna skýr. Í drögunum er ekki fjallað markvisst um héraðsskjalasöfnin, stjórnsýslulega stöðu þeirra og hlutverk. Gagnrýnt er að stjórnarnefnd Þjóðskjalasafnsins, fjölskipað stjórnvald, sé afnumin og allt vald í skjalavörslu í landinu lagt í hendur eins manns, þjóðskjalavarðar. Lagt er til að stofnað verði sérstakt skjalaráð. Bent er á að stór hluti skjalavörslu á Íslandi fari fram á vegum héraðsskjalasafna. Gagnrýnt er hversu langt er gengið í eftirlitsheimildum Þjóðskjalasafns með héraðsskjalasöfnum þær séu án hliðstæðu um stofnanir sveitarfélaga gagnvart ríkisstofnun. Niðurstaða athugasemdanna er að drögin þurfi verulegrar endurskoðunar við.
Sérstakar umsagnir til viðbótar hafa verið sendar menntamálaráðuneytinu af fjórum héraðsskjalavörðum. Þær umsagnir eru í sama anda og sameiginlegu athugasemdirnar, en ítarlegri.
Umsögn héraðsskjalavarðar Austfirðinga
Sameiginleg umsögn héraðsskjalavarðar Árnesinga og héraðsskjalavarðar Kópavogs
Áður hafa komið fram drög að frumvarpi til upplýsingalaga frá forsætisráðuneyti, en í þeim eru einnig tillögur að breytingum á lögum um Þjóðskjalasafn.
Drög að frumvarpi til upplýsingalaga á heimasíðu forsætisráðuneytisins
Borgarskjalavörður, héraðsskjalavörður Árnesinga og héraðsskjalavörður Kópavogs hafa gert sameiginlega umsögn um þau drög:
Umsögn um drög að frumvarpi til upplýsingalaga
Frumvarpið hefur verið lagt fyrir Alþingi, en athugasemdirnar virðast ekki hafa haft tilætluð áhrif:
Frumvarp til upplýsingalaga lagt fyrir Alþingi
Opinberun skjala, varðveisla þeirra og not eru í deiglunni. Menn tefla saman sem andstæðum Julian Assance fyrir Wikileaks sem tekur upplýsingar um stjórnvöld og birtir almenningi og Mark Zuckerberg fyrir Facebook sem tekur upplýsingar um almenning og birtir stjórnvöldum. Í tengslum við Alþingi vekja athygli fréttir af eyðingu skjala í formi upptakna úr öryggismyndavélum meðan úrval þeirra er varðveitt og notað, einnig fréttir af tölvubúnaði sem virðist hafa verið notaður til að njósna um bréfaskipti Alþingis.
Upp úr þessu sprettur áhugaverð umræða um ýmis vandamál tengd upplýstu samþykki, borgaralegum réttindum, réttinum til skjala, ábyrgð stjórnvalda, heild skjalasafna, öryggi skjala o.fl.
Opinber skjalasöfn, eftirlitshlutverk þeirra með skjalavörslu stjórnvalda og lög og reglur um aðgengi að opinberum skjölum í þeirra vörslu og undir þeirra eftirliti tengjast þessari umræðu óhjákvæmilega.
Hlutverk skjalavarða, fagmennska þeirra og siðferði er mikilvægur þáttur í því að framfylgja raunverulegu gagnsæi í opnu samfélagi en um leið að gæta að persónuhagsmunum borgaranna þ.e. réttinum til einkalífs og sameiginlegum öryggishagsmunum þeirra þ.e. ríkis og þjóðar. Hætta er á því að þessir þjónar hins opinbera verði notaðir til hins gagnstæða sé löggjöf um störf þeirra áfátt af einhverjum ástæðum. Það er því ekki að ástæðulausu að skjalaverðir hafi skoðun á löggjöf um það fagsvið sem þeir starfa á. Enginn vill verða verkfæri ranglætis eða neyðast til að hylma yfir óhæfu.
Skjöl hafa innihald, þýðingu, áhrif og samhengi. Skjalavörðum í þjónustu hins opinbera er ætlað að hafa þekkingu og skilning á þessu og tryggja aðgengi að skjölum og framfylgja aðgengistakmörkunum á þeim.
Á seinni árum hafa menn úr viðskiptalífi beint sjónum sínum að upplýsingum sem verðmætum og vöru. Sú nálgun hefur í för með sér hugmyndir um viðskiptaeinokun á upplýsingum til að hagnast á þeim á sem skilvirkastan hátt. Hugmyndir um sértekjur opinberra stofnana af sölu skjala og upplýsinga hafa vaknað og mismunun aðila við aðgengi og not þeirra. Hugmyndin um skjöl stjórnvalda sem auðlind með viðskiptaábata að markmiði vekur áleitnar siðferðisspurningar.
Íslenska efnahagshrunið vekur upp margar spurningar um stjórnsýslu, skjalavörslu og meðferð opinberra skjala. Skjalavörslusamband Rómönsku Ameríku (Asociación Latinoamericana de Archivos (ALA)) gaf út rit árið 2006 sem unnið var að í Þjóðskjalasafni Kólumbíu: Archivos desorganizados, fuente de currupción administrativaeða Skjalasöfn í óreiðu, upphaf spillingar í stjórnsýslu. Í riti þessu er fjallað um hvernig skipulagsleysi skjalasafna helst í hendur við spillingu í opinberri stjórnsýslu. M.a. er þar fjallað um málefni er tengjast einkavæðingu Colpuertos sem hafði verulegar efnahagslegar afleiðingar fyrir Kólumbíska ríkið.
Skýrsla rannsóknarnefndar Alþingis hefur leitt í ljós ágalla á skjalavörslu hins opinbera. Opinberar skjalavörslustofnanir sem fara með eftirlitshlutverk með skjalavörslu opinberra stofnana á Íslandi skv. gildandi lögum (4. gr. 2. tl. laga nr. 66/1985) hafa ekki skilað lögbundnu hlutverki sínu að því leyti. Þó er ekki á það minnst í skýrslunni.
Bæði upplýsingalög og lög um opinber skjalasöfn varða alla upplýsta borgara Íslands og því þykir rétt að koma athugasemdum héraðsskjalavarða við drög að þessum lögum á framfæri á þessum vettvangi.