Illugi Gunnarsson Mennta- og menningarmálaráðherra opnaði vefinn Einkaskjalasafn.is í húsnæði Þjóðskjalasafns Íslands 16. apríl sl.
Einkaskjalasafn.is – samskrá yfir einkaskjalasöfn á Íslandi er afurð samstarfsverkefnis héraðsskjalasafnnanna 20, Þjóðskjalasafns Íslands og Landsbókasafns Íslands – Háskólabókasafns. Vinnuhópur var skipaður árið 2012 til að vinna að því að útbúa samskrá yfir einkaskjalasöfn á Íslandi. Hópurinn safnaði saman upplýsingum um einkaskjalasöfn hjá opinberum skjalasöfnum auk Landsbókasafns Íslands – Háskólabókasafns á einn stað með það að markmiði að bæta og einfalda aðgengi að þeim einkaskjalasöfnum sem eru í vörslu þessara stofnana.
Aðalbjörg Sigmarsdóttir og Jóna Símonía Bjarnadóttir héraðsskjalaverðir á Akureyri og Ísafirði voru í hópnum fyrir hönd héraðsskjalasafnanna, Bragi Þorgrímur Ólafsson fyrir hönd Landsbókasafns Íslands – Háskólabókasafns og Árni Jóhannsson og Njörður Sigurðsson, sem fór fyrir hópnum, fyrir hönd Þjóðskjalasafns Íslands. Umsjón með verkinu hefur Þjóðskjalasafn sem jafnframt á og rekur vefinn.
Hvað eru einkaskjalasöfn
Einkaskjalasöfn eða einkaskjöl eru í stuttu máli skjöl þeirra sem sem ekki teljast opinberir aðilar eða skyldir til að afhenda skjöl sín á opinbert skjalasafn. Þetta geta verið skjöl einstaklinga, hjóna, fjölskyldna, félaga ýmiskonar, fyrirtækja o.s.frv.
Einkaskjöl eru því margbreytileg, t.a.m. dagbækur, bréf, prófskírteini, eignaskjöl, samningar, handrit að hvers konar ritsmíðum, fundargerðabækur, bókhaldsgögn þ.m.t. reikningar og svo mætti lengi telja. Ljósmyndir og hreyfimyndir teljast líka til skjala. Eins og gefur að skilja er uppbygging og innihald einkaskjalasafna því æði misjafnt en endurspeglar að einhverju leiti lífshlaup, starfsemi eða tilgang þeirra sem mynduðu skjölin.
Það er mikilvægt að hafa í huga að þau skjalasöfn sem þegar eru komin inn á vefinn eru aðeins hluti einkaskjalasafna og ljóst að vefurinn mun aðeins stækka á komandi misserum. Mikilvæt er að þeir sem eru að leita að heimildum spyrjist einnig fyrir á skjalasöfnunum en þau taka þess utan við fjölda einkaskjalasafna á hverju ári.
Hverjir varðveita einkaskjalasöfn?
Héraðsskjalasöfnin 20, Þjóðskjalasafn Íslands og handritasafn Landsbókasafns Íslands – Háskólabókasafns eru vörslustofnanir sem taka við einkaskjalasöfnum til varðveislu. Þar er gengið frá þeim til langtímavarðveislu og þau skráð til notkunar fyrir almenning og fræðimenn.