Héraðsskjalasöfnin eru opinberar skjalavörslustofnanir. Skv. 9. grein laga nr. 66/1985 um Þjóðskjalasafn Íslands fer um aðgang almennings að opinberum skjölum í þeirra vörslu skv. ákvæðum upplýsingalaga . Ný upplýsingalög hafa nú tekið gildi.
Eftirfarandi texti er af heimasíðu Forsætisráðuneytisins 3. janúar 2013 um hin nýju lög:
Ný upplýsingalög hafa tekið gildi
3.1.2013
Nú um áramótin tóku gildi ný upplýsingalög nr. 140/2012, sem koma í stað upplýsingalaga nr. 50/1996. Þar er að finna fjölmargar breytingar sem rýmka rétt almennings til aðgangs að gögnum hjá opinberum aðilum og varðandi meðferð opinbers fjár.
Rýmkað gildissvið
Upplýsingalögin ná nú til allrar starfsemi sem fram fer á vegum einkaréttarlegra lögaðila sem eru í eigu hins opinbera að 51% hluta eða meira. Í þessu felst umtalsverð rýmkun á gildissviði laganna. Undir þessa afmörkun falla til að mynda fyrirtæki í eigu hins opinbera, svo sem Landsvirkjun, Orkuveita Reykjavíkur, RARIK ohf., ýmis hlutafélög í eigu sveitarfélaganna og fleiri fyrirtæki í eigu hins opinbera. Í þessu felst þó ekki sjálfkrafa að allar upplýsingar sem þessa lögaðila varða verði aðgengilegar en áfram er byggt á þeirri reglu að vegna samkeppnishagsmuna sé heimilt að undanþiggja ýmsar upplýsingar aðgangsrétti almennings.
Þessu til viðbótar taka lögin til einkaaðila að því leyti sem þeim hefur verið falið að taka stjórnvaldsákvörðun eða veita opinbera þjónustu með lögum, stjórnvaldsfyrirmælum eða samningum. Upplýsingalögin taka einvörðungu til þeirra upplýsinga sem varða hina opinberu þjónustu, en ekki til starfsemi þessara aðila í heild. Eldri upplýsingalög tóku til einkaaðila að því leyti sem þeim hafði á grundvelli lagaheimildar verið falið vald til að taka stjórnvaldsákvarðanir. Í ákvæði um þjónustu sem einkaaðilum er falið að veita felst því rýmkun á gildissviði laganna.
Til þess að gefa viðkomandi fyrirtækjum aðlögunartíma þá taka nýju lögin gildi gagnvart þeim 1. júlí næstkomandi. Ennfremur gilda lögin að þessu leyti eingöngu varðandi gögn sem verða til eftir gildistöku nýju upplýsingalaganna. Þeir lögaðilar sem fengið hafa skráningu eða sótt um skráningu hlutabréfa í kauphöll falla ekki undir upplýsingalög. Þá er heimilt að veita fyrirtækjum sem starfa að nær öllu leyti í samkeppni á markaði undanþágu frá lögunum að fenginni umsögn Samkeppniseftirlitsins.
Framsetning beiðna um aðgang að gögnum
Dregið hefur verið úr kröfum um framsetningu á beiðnum um aðgang að gögnum með það að markmiði að almenningi verði gert auðveldara en nú er að óska upplýsinga. Í stað þess að þurfa að tilgreina tiltekið mál eða gögn þess er nú nægilegt að sá sem óskar aðgangs að gögnum tilgreini það málefni sem hann óskar að kynna sér. Sú skylda er nú að meginstefnu til lögð á stjórnvöld að finna það mál eða þau gögn sem falla efnislega undir það málefni sem tilgreint er í beiðni um aðgang að gögnum. Vegna sjónarmiða um skilvirkni og kostnað af stjórnsýsluframkvæmd verður þó áfram gerð sú krafa að beiðni sé þannig fram sett að stjórnvaldið geti með tiltölulega einföldum hætti fundið það mál eða málsgögn sem beiðni lýtur að. Í lögunum er einnig mælt fyrir um að stjórnvald geti hafnað beiðni ef ljóst þykir að meðferð hennar tæki svo mikinn tíma eða vinnu að ekki teljist af þeim sökum fært að verða við henni, eða ef sterkar vísbendingar eru um að beiðni feli í sér misnotkun á upplýsingarétti samkvæmt lögunum.
Jafnvel þótt í mörgum tilfellum sé ekki skylt að veita aðgang að gögnum þá kann það að vera heimilt. Til þess að hvetja stjórnvöld til að nýta þá heimild er ákvæði í lögunum sem gerir þeim kleift að taka beina afstöðu til þessa álitaefnis þegar upplýsingabeiðni liggur fyrir.
Breytingar á takmörkunum á upplýsingarétti
Takmarkanir laganna á upplýsingarétti almennings eru að mestu leyti óbreyttar frá gildandi lögum en sá tími sem líða þarf áður en vissir flokkar gagna verða opinberir, m.a. fundargerðir ríkisráðs og ríkisstjórnar og tengd gögn auk allra vinnugagna stjórnvalda, hefur verið styttur verulega, þ.e. úr 30 árum í 8 ár.
Samkvæmt nýju lögunum er heimilt að undanþiggja upplýsingarétti almennings gögn sem útbúin eru af sveitarfélögum eða samtökum þeirra og varða sameiginlegan undirbúning eða viðræður þessara aðila við fulltrúa ríkisins um fjárhagsleg samskipti ríkis og sveitarfélaga. Þá hefur verið bætt við nýrri undanþágu frá upplýsingarétti varðandi mikilvæga efnahagslega hagsmuni ríkisins.
Skilgreint er ítarlegar hvaða gögn flokkast til vinnugagna. Þær breytingar endurspegla betur vinnulag hjá stjórnvöldum, ekki síst innan Stjórnarráðs Íslands, þar sem mörg ráðuneyti koma gjarnan að úrlausn mála.
Gögn gerð opinber að frumkvæði stjórnvalda
Lögfest hefur verið að stjórnvöld skuli vinna að því með markvissum hætti að gera málaskrár, lista yfir gögn mála og gögnin sjálf opinber með rafrænum hætti. Þá skal ráðherra í reglugerð mæla nánar fyrir um fyrirkomulag birtingar upplýsinga með það fyrir augum að tryggja samræmi og skilvirkni og þar með bætt aðgengi almennings að þeim upplýsingum sem um ræðir. Þá ber ráðherra reglulega að gefa Alþingi skýrslu um framkvæmd laganna og hvað áunnist hafi varðandi aukinn aðgang almennings. Jafnfram skal ráðherra hafa forgöngu um mörkun upplýsingastefnu til fimm ára í senn. Þar skal m.a. haft að leiðarljósi að mæta þörfum lýðræðissamfélagsins fyrir vandaðar og áreiðanlegar opinberar upplýsingar.
Nánari upplýsingar
Nánari upplýsingar um nýju upplýsingalögin og starfsemi úrskurðarnefndar um upplýsingamál má finna á ursk.forsaetisraduneyti.is.