Félag héraðsskjalavarða á Íslandi og meirihluti héraðsskjalavarða hver um sig hafa ritað umsagnir um frumvarp til laga um opinber skjalasöfn. Allar umsagnir og greinargerðir um frumvarpið sem sendar hafa verið Alþingi má sjá á vef Alþingis.
Mennta- og menningarmálaráðuneytið ritaði 10. mars greinargerð til menntamálanefndar Alþingis með tillögum að breytingum á frumvarpinu með hliðsjón af framkomnum athugasemdum. Vegna greinargerðarinnar var héraðsskjalaverði Kópavogs falið af stjórn Félags héraðsskjalavarða að gera athugasemdir við hana og voru þær sendar menntamálanefnd 25. mars sl. Er þar samráðsleysi ráðuneytisins við héraðsskjalaverði átalið og bent á ýmsa galla við frumvarpið og tillögur ráðuneytisins sem virðast helgast af ókunnugleika um starfsemi skjalavörslustofnana.
Í umsögn félagsins og athugasemdum við greinargerð ráðuneytisins eru gerðar alvarlegar athugasemdir sem snúast m.a. um stjórnarskrárbundið sjálfstæði sveitarfélaga, of langvarandi leynd eftir geðþótta skjalavarða (110 ár), of óskýr ákvæði um eyðingu skjala undir einræði eins manns – sem getur komið niður á upplýsingarétti, ósveigjanlegan afhendingarfrest opinberra skjala fastbundinn við 30 ár, gallaðar hugtakaskilgreiningar, óskýrleika og ójafnvægi milli aðalatriða og aukaatriða og að texti lagafrumvarpsins er of langur.
Frumvarpstextinn er flestum ofviða vegna þess að hann er of tæknilegur og flækjustigið mikið og jafnvel meira en frumvarpssmiðirnir hafa ráðið við. Ekki er þar síst um að kenna breytingum með nýlegum upplýsingalögum sem miðast við að upplýsingaréttur til skjala hins opinbera sem eru 30 ára og yngri falli undir þau, en þrítug og eldri skjöl falla undir skjalasafnalög. Áður var upplýsingaréttur að mestu í einum lögum.
Þjóðskjalavörður og héraðsskjalaverðir eru sammála um mikilvægi varðveislu persónuupplýsinga við að gæta réttinda borgaranna. Sést sá samhljómur af umfjöllun héraðsskjalavarðar Kópavogs hér á vefnum 28. febrúar sl. og greinargerð þjóðskjalavarðar til allsherjarnefndar Alþingis 11. mars sl.
Í því samhengi er rétt að leggja áherslu á að opinberum skjalavörslustofnunum, þ.e. Þjóðskjalasafni og héraðsskjalasöfnum, er ekki ætlað að verja hagsmuni stjórnvalda fremur en almennings. Þeim er ætlað að hafa eftirlit með skjalavörslu stjórnvalda, taka skjöl þeirra til langtímavarðveislu og veita aðgengi að þeim skv. lögum og vernda með því rétt borgaranna til skjala, en jafnframt gæta þess að hindra óviðkomandi aðgengi að viðkvæmum persónuupplýsingum skv. lögum.
Forsætisráðuneytið og mennta-og menningarmálaráðuneyti hafa komið því svo fyrir að dönsk löggjöf er einkum höfð til hliðsjónar við smíði upplýsingalaga og laga um skjalasöfn. Af öllum Norðurlöndunum þykir Danmörk hafa afturhaldssamasta og þrengsta skjalaréttinn. Sjá t.d. hér um það. Áður hafa héraðsskjalaverðir gert ítrekaðarathugasemdir við frumvarp til upplýsingalaga m.a. vegna meðfylgjandi breytinga á lögum um Þjóðskjalasafn nr. 66/1985, en frumvarpinu til laga um opinber skjalasöfn er ætlað leysa þau af hólmi.
Einnig hafa héraðsskjalaverðir áður gert athugasemdir við drög að frumvarpi til laga um opinber skjalasöfn, en átt lítinn hljómgrunn fyrir fagleg viðhorf sín hjá mennta- og menningarmálaráðuneytinu.
Opinber umfjöllun í fjölmiðlum um þetta mál hefur verið lítil og er það í engu samræmi við þjóðfélagslegt mikilvægi þess.
Útvarp Saga hefur þó gert málinu góð skil og má finna þá umfjöllun hér á vefsíðu Útvarps Sögu.
Viðtal við mennta- og menningarmálaráðherra „Síðdegisútvarp – 2. hluti 13. mars 2014“ á mínútu 29:40.
Viðtal við Hrafn Sveinbjarnarson héraðsskjalavörð Kópavogs og Svanhildi Bogadóttur borgarskjalavörð „Síðdegisútvarpið – 1. hluti. 14. mars 2014“.
Viðtal við Eirík G. Guðmundsson þjóðskjalavörð: „Síðdegisútvarp – 1. hluti 18. mars 2014“.