Þar sem skjalamagnið var mest í stærsta sveitarfélagi landsins Reykjavík, varð aukin skjalamyndun þar tilfinnanlegust og reyndi brautryðjandinn Lárus Sigurbjörnsson, stofnandi Borgarskjalasafnsins, að koma skipulagi á skjalavörslu borgarinnar með notkun Dewey tugstafa-efnisflokkunarkerfis sem bandaríski bókavörðurinn Melvil Dewey er upphafsmaður að.
Tugstafakerfi Deweys byggist á evrópskri hugmynd sem hefur verið rakin til Gottfried Wilhelm Leibniz sem m.a. var hirðsagnaritari Anton Ulrich hertoga af Braunschweig-Wolfenbüttel. Leibniz var bókavörður í Herzog August Bibliothek í Wolfenbüttel frá 1691 til æviloka og setti upp flokkunarkerfi yfir þekkingu heimsins. Nefna má að kerfi Herzog August bókasafnsins í 19. aldar mynd sinni barst til Íslands í handritaskrár Landsbókasafnsins.
Lárus setti saman ritið Tugstafakerfi sem Skjalasafn Reykjavíkur gaf út árið 1953 og er það meðal fyrstu leiðbeiningarrita um skjalavörslu sem út hafa komið á íslensku (eldri eru efnislyklar stjórnarráðsins). Það byggist á þýskri gerð kerfisins Dezimal-Klassifikation, Deutsche Gesamtausgabe, Berlin 1934-1948. Kerfið var notað við daglegt skjalahald hjá Reykjavíkurborg, á einni skrifstofunni allt fram til ársins 1998. (Svanhildur Bogadóttir „Þrekvirki eins manns. Lárus Sigurbjörnsson, skjalavörður Reykjavíkurbæjar.“Lárus Sigurbjörnsson safnafaðir Reykvíkinga. Reykjavík 2003, bls. 6).
Framfaravilji, stórhugur og dugnaður Lárusar er óumdeildur. Nefna verður að Dewey kerfið hentar fremur við skráningu almenningsbókasafna en skjalasafna, enda er til þess stofnað með bókasöfn í huga. Á seinni hluta 19. aldar var horfið frá þeim hugmyndum að leggja skjalasöfn undir tugstafa-efnisflokkun í skjalavörslustofnunum Evrópu með því að proveniens eða uppruni (provenio á latínu þýðir að koma fram, birtast eða spretta upp (um vatn)) réði skipan skjalasafna fremur en pertinens eða umfjöllunarefni (pertineo á latínu þýðir að ná til, varða, fjalla um eða tilheyra).
Samkvæmt þeim hugmyndum sem eru í anda upprunareglunnar (proveniensprincip) og liggja til grundvallar skjalavörslu frá því á síðari hluta 19. aldar eiga embætti og stofnanir að hafa skjalasöfn sín út af fyrir sig og skipa þeim eftir embættislegum skyldum sínum og þörfum, en ekki eftir utanaðkomandi efnisflokkunarkerfi.
Skjöl Reykjavíkurborgar sem Jón Þorkelsson hafði áður skráð meðan þau voru í vörslu Þjóðskjalasafnsins skv. upprunareglu voru afhent Borgarskjalasafninu við stofnun þess og lagði Lárus þau undir efnisflokkunarkerfi sitt eftir tugstöfum og gaf út skrá yfir þau ásamt öðrum síðari viðbótum skjala í Borgarskjalasafni: Skjalasafn Reykjavíkur.Reykjavík 1957. Illu heilli var þess ekki gætt að varðveita millivísanir á milli skránna svo kunnugt sé. Með þessu var skráning Jóns Þorkelssonar ógilt og gerð ónothæf.
Hinn 30. maí 1979 hélt Samband íslenskra sveitarfélaga umræðu- og kynningarfund að Hótel Esju í Reykjavík um skjalavörslu sveitarfélaga. Þetta var fyrsta alíslenska skjalavörsluráðstefnan.
Ráðstefnumappa í eigu Héraðsskjalasafns Kópavogs frá ráðstefnu Sambands íslenskra sveitarfélaga 30. maí 1979.
Greinargerð um fundinn, listi yfir þáttakendur og ávörp og erindi af honum, þ.e. ávarp Bjarna Vilhjálmssonar þjóðskjalavarðar, „Verkaskipti Þjóðskjalasafns Íslands og héraðsskjalasafnanna“, erindi Aðalgeirs Kristjánssonar skjalavarðar á Þjóðskjalasafninu, „Framtíðarskipulag skjalavörzlu“ og erindi Páls Lýðssonar oddvita Sandvíkurhrepps „Skjalavarzla í strjálbýlishreppum“. voru birt í Sveitarstjórnarmálum 5. tbl. 39. árgangi 1979 bls. 226-238.
Markmið fundarins var m.a. að kynna tillögu að samræmdum bréfalykli „til notkunar við vörzlu bréfa og annarra skjala sveitarfélaga“ sem Jón Böðvarsson borgarskjalavörður hafði samið eftir fyrirmyndum sem skrifstofa Sambands íslenskra sveitarfélaga hafði aflað hjá sveitarfélagasamböndum annars staðar á Norðurlöndum.
Lykillinn kom út 30. maí 1979: Bréfalykill fyrir sveitarfélög. Efnisorðaskrá. Uppruna hans og sögu má rekja til Noregs. Arkivnøkkel for kommunene. Utarbejdet av Norske kommuners Sentralforbund. Oslo 1978 var grunnurinn að honum.
Árið 1984 gaf Samband íslenskra sveitarfélaga út Bréfalykil fyrir minni sveitarfélög(Fræðslurit nr. 1.) sem Jón Böðvarsson borgarskjalavörður tók saman. Þetta var minni gerð bréfalykilsins er út kom 1979 og var hann gefinn út „í því skyni að gera lykilinn aðgengilegri skrifstofum lítilla sveitarfélaga.“ Þessir lyklar fullnægja ekki þeim kröfum sem nú eru gerðar til skjalavistunarkerfa hins opinbera. Árið 1984 gaf Samband íslenskra sveitarfélaga einnig út ritið Skjalasöfn sveitarfélaga (Fræðslurit nr. 2.) sem Jón Böðvarsson borgarskjalavörður tók saman. Þetta var ýtarlegasta handbók um skjalavörslu sem út hafði komið á íslensku á þeim tíma.
Laugardaginn 3. september 1983 komu saman í Reykjavík héraðsskjalaverðir og fulltrúar Þjóðskjalasafns ásamt fulltrúa handritadeildar Landsbókasafnsins. Var rætt um endurskoðun laga og reglugerða um Þjóðskjalasafn og héraðsskjalasöfn, verkaskiptingu milli Þjóðskjalasafns, héraðsskjalasafna og handritadeildar Landsbókasafnsins.
Flutt voru fjögur erindi á fundinum:
Jón E. Böðvarsson borgarskjalavörður, „Framleiðsla embættisskjala, varðveizla þeirra og grisjun“
Vigdís Jónsdóttir skjalavörður Alþingis, „Röðun skjalasafna“
Kristjana Kristinsdóttir skjalavörður, „Skráning skjalasafna“
Stefanía Júlíusdóttir, „Geymsluskilyrði og aðbúnaður í skjala- og bókasöfnum“
(Grein er gerð fyrir fundinum í Sveitarstjórnarmálum 2. tbl. 1984 og erindin birt í 5. og 6. tbl. sama ár.)
Þetta mun hafa verið fyrsti fundur héraðsskjalavarða og Þjóðskjalasafns. Hafa þeir fundir verið nokkrir og á síðustu árum að jafnaði einn til tveir árlega. Héraðsskjalasöfnin hafa tekið þátt í alþjóðlegu samstarfi með því að senda fulltrúa til þátttöku í ráðstefnu norrænna skjalasafna sem haldin er annaðhvort ár Nordiska arkivdagar, en sú ráðstefna hefur tvívegis verið haldin á Íslandi, 6.-10. ágúst 1987 að Laugarvatni og 6.-8. ágúst 2003 í Reykjavík. Tvö héraðsskjalasafnanna (Borgarskjalasafn og Héraðsskjalasafn Kópavogs) eiga aðild að Alþjóða skjalaráðinu, ICA International Council on Archives. Einnig hafa einstakir héraðsskjalaverðir átt aðild að erlendum skjalavarðasamtökum, t.d. SAA, Society of American Archivists.
Árið 1997 kom út ritið Skjalavarsla sveitarfélaga sem unnið var af samstarfshópi Þjóðskjalasafns Íslands, héraðsskjalasafna og Sambands íslenskra sveitarfélaga um skjalavörslumál sveitarfélaga. Rit þetta er nú til endurskoðunar. Við hlið þess hefur verið notuð handbókin Skjalavarsla stofnana sem Þjóðskjalasafn Íslands gaf út árið 1995.
Gögn á rafrænu formi hafa verið skilgreind sem skjöl skv. lögum nr. 66/1985 og hefur svokölluð rafræn skjalavarsla verið í brennidepli á undanförnum árum. Stjórnsýslulögum hefur verið breytt með lögum nr. 51/2003 og lögum um Þjóðskjalasafn nr. 66/1985 var breytt með tilliti til rafræns forms gagna í lögum nr. 123/2008. Þetta eru vandasöm og umdeild málefni og hafa enn ekki verið leyst til frambúðar nokkurs staðar í heiminum.
Ljóst er að bolmagn ríkis og sveitarfélaga til að halda úti umfangsmiklum tækjakosti og sérþekkingu til rafrænnar skjalavörslu í skjalavörslustofnunum er takmarkað. Húsakostur og starfsmannafjöldi skjalasafnanna er ónógur til að þau geti sinnt hlutverki sínu á viðunandi hátt jafnvel án þess umfangsmikla viðbótarverkefnis sem rafræn skjalavarsla er. Margt þarfnast umbóta og uppbyggingar í starfsemi skjalasafna á Íslandi.