Markmið

Markmið félagsins er að vera virkur samstarfsvettvangur héraðsskjalavarða til að styrkja héraðsskjalasöfnin, hag þeirra, faglegt frumkvæði, starfsemi og verkefni sem snúa að skjalavörslu í sveitarfélögum á Íslandi.

Markmiðum félagsins skal reynt að ná m.a. með ýmiskonar fræðslu- og kynningarstarfsemi svo sem fundum, námskeiðum, fyrirlestrum, málþingum og útgáfu og samstarfi við einstaklinga, stofnanir og samtök er koma með einum eða öðrum hætti að skjalavörslu.

Stjórn

Á aðalfundi félagsins í Mosfellsbæ sem haldinn var 6. október 2016 var stjórn félagsins endurkjörin.

Stjórn starfsársins 2016-2017 skipa:

Birna Mjöll Sigurðardóttir, Héraðsskjalasafni Mosfellsbæjar.
Gerður Jóhanna Jóhannsdóttir, Héraðsskjalasafni Akranes.
Hrafn Sveinbjarnarson, Héraðsskjalasafni Kópavogs.
Snorri Guðjón Sigurðsson, Héraðsskjalasafni Þingeyinga.
Svanhildur Bogadóttir, Borgarskjalasafni Reykjavíkur.
Þorsteinn Tryggvi Másson, Héraðsskjalasafni Árnesinga.

Á aðalfundi félagsins á Húsavík sem haldinn var 1. október 2015 var stjórn félagsins endurkjörin.

Stjórn starfsársins 2015-2016 skipuðu:

Birna Mjöll Sigurðardóttir, Héraðsskjalasafni Mosfellsbæjar.
Gerður Jóhanna Jóhannsdóttir, Héraðsskjalasafni Akranes.
Hrafn Sveinbjarnarson, Héraðsskjalasafni Kópavogs.
Snorri Guðjón Sigurðsson, Héraðsskjalasafni Þingeyinga.
Svanhildur Bogadóttir, Borgarskjalasafni Reykjavíkur.
Þorsteinn Tryggvi Másson, Héraðsskjalasafni Árnesinga.

Á aðalfundi félagsins í Vestmannaeyjum sem haldinn var 25. september 2014 var kjörin ný stjórn. Aðalbjörg Sigmarsdóttir gaf ekki kost á sér til áframhaldandi stjórnarsetu. Í hennar stað var kjörinn Snorri Guðjón Sigurðsson.

Stjórn starfsársins 2014-2015 skipuðu:

Birna Mjöll Sigurðardóttir, Héraðsskjalasafni Mosfellsbæjar.
Gerður Jóhanna Jóhannsdóttir, Héraðsskjalasafni Akranes.
Hrafn Sveinbjarnarson, Héraðsskjalasafni Kópavogs.
Snorri Guðjón Sigurðsson, Héraðsskjalasafni Þingeyinga.
Svanhildur Bogadóttir, Borgarskjalasafni Reykjavíkur.
Þorsteinn Tryggvi Másson, Héraðsskjalasafni Árnesinga.

Á aðalfundi félagsins í Kópavogi sem haldinn var 23. september 2013 hafði Sigurður Hermannsson látið af störfum, í hans stað var kosin í stjórn Birna Mjöll Sigurðardóttir.

Stjórn starfsársins 2013 til 2014 skipuðu:

Aðalbjörg Sigmarsdóttir, Héraðsskjalasafninu á Akureyri.
Birna Mjöll Sigurðardóttir, Héraðsskjalasafni Mosfellsbæjar.
Gerður Jóhanna Jóhannsdóttir, Héraðsskjalasafni Akranes.
Hrafn Sveinbjarnarson, Héraðsskjalasafni Kópavogs.
Svanhildur Bogadóttir, Borgarskjalasafni Reykjavíkur.
Þorsteinn Tryggvi Másson, Héraðsskjalasafni Árnesinga.

Á aðalfundi félagsins 28. September 2012 á Akureyri var kjörin ný stjórn. Snorri Guðjón Sigurðsson gaf ekki kost á sér til áframhaldandi stjórnarsetu. Í hans stað var kjörin Aðalbjörg Sigmarsdóttir. Birna Mjöll Sigurðardóttir kom inn í stjórn sem varamaður Gerðar Jóhönnu Jóhannsdóttur vorið 2013.

Stjórn starfsársins 2012 til 2013 skipuðu:

Aðalbjörg Sigmarsdóttir, Héraðsskjalasafninu á Akureyri.
Gerður Jóhanna Jóhannsdóttir, Héraðsskjalasafni Akranes.
Hrafn Sveinbjarnarson, Héraðsskjalasafni Kópavogs.
Sigurður Hannesson, Héraðsskjalasafni Austur-Skaftafellssýslu.
Svanhildur Bogadóttir, Borgarskjalasafni Reykjavíkur.
Þorsteinn Tryggvi Másson, Héraðsskjalasafni Árnesinga.
Birna Mjöll Sigurðardóttir varamaður, Héraðsskjalasafni Mosfellsbæjar.

Á aðalfundi félagsins 10. nóvember 2011 í Reykjavík var kjörin ný stjórn. Hrafnkell Lárusson, Jóhanna Skúladóttir og Unnar Ingvarsson gáfu ekki kost á sér til áframhaldandi stjórnarsetu. Í þeirra stað voru kjörin í stjórn Gerður Jóhanna Jóhannsdóttir, Sigurður Hannesson og Snorri Guðjón Sigurðsson.

Stjórn starfsársins 2011 til 2012 skipuðu:

Hrafn Sveinbjarnarson, Héraðsskjalasafni Kópavogs.
Gerður Jóhanna Jóhannsdóttir, Héraðsskjalasafni Akranes.
Sigurður Hannesson, Héraðsskjalasafni Austur-Skaftafellssýslu.
Snorri Guðjón Sigurðsson, Héraðsskjalasafni Þingeyinga.
Svanhildur Bogadóttir, Borgarskjalasafni Reykjavíkur.
Þorsteinn Tryggvi Másson, Héraðsskjalasafni Árnesinga.

Stjórn kjörin á stofnfundi félagsins 27. mars 2009 til hálfs árs og endurkjörin á aukaaðalfundi 6. nóvember 2009 skipuðu. Þessi stjórn starfaði eins og áður sagði allt til 10. nóvember 2011.

Stjórn starfsáranna 2009 til 2011 skipuðu:

Hrafn Sveinbjarnarson, Héraðsskjalasafni Kópavogs.
Hrafnkell Lárusson, Héraðsskjalasafni Austfirðinga.
Jóhanna Skúladóttir, Héraðsskjalasafni Borgfirðinga.
Svanhildur Bogadóttir, Borgarskjalasafni Reykjavíkur.
Unnar Ingvarsson, Héraðsskjalasafni Skagfirðinga.
Þorsteinn Tryggvi Másson, Héraðsskjalasafni Árnesinga.

Lög samþykkt á aðalfundi félagsins 1. og 2. október 2015

1. Nafn, aðsetur og varnarþing

1.1. Félagið heitir Félag héraðsskjalavarða á Íslandi.

1.2. Aðsetur félagsins er á Íslandi.

1.3. Varnarþing félagsins er í Reykjavík.

2. Markmið

2.1. Markmið félagsins er að vera virkur samstarfsvettvangur héraðsskjalavarða til að styrkja héraðsskjalasöfnin, hag þeirra, faglegt frumkvæði, starfsemi og verkefni sem snúa að skjalavörslu í sveitarfélögum á Íslandi.

2.2. Markmiðum félagsins skal reynt að ná m.a. með fræðslu- og kynningarstarfsemi svo sem fundum, námskeiðum, fyrirlestrum, málþingum og útgáfu og samstarfi við einstaklinga, stofnanir og samtök er koma með einum eða öðrum hætti að skjalavörslu.

3. Félagsmenn

3.1. Félagsmenn geta orðið þeir sem gegna embættum héraðsskjalavarða á Íslandi. Félagsmaður getur skipað fulltrúa fyrir sína hönd til þátttöku í störfum félagsins. Hægt er að kjósa heiðursfélaga með meirihlutasamþykkt stjórnar félagsins sem þarf svo að hljóta samþykki meirihluta fundarmanna á aðalfundi félagsins.

4. Fundir

4.1. Aðalfundur er æðsta vald í málefnum félagsins. Hann er haldinn einu sinni á ári. Einfaldur meirihluti ræður úrslitum í atkvæðagreiðslum. Falli atkvæði jöfn skal að reyndri málamiðlun láta hlutkesti ráða. Heimilt er að boða til aukaaðalfundar að sameiginlegri rökstuddri ósk fimm héraðsskjalavarða.

4.2. Dagskrá aðalfundar:

Skýrsla stjórnar
Tillögur fráfarandi stjórnar
Ákvörðun félagsgjalda næsta árs
Reikningar lagðir fram til samþykktar
Kosning stjórnar
Kosning  í nefndir og samstarfshópa
Önnur mál

4.3. Félagsfundir skulu haldnir a.m.k. tvisvar yfir árið. Félagsfundir eru eingöngu setnir gildum félagsmönnum. Opnir félagsfundir eru opnir fleiri skv. ákvörðun stjórnar. Ráðstefnur félagsins eru einnig opnar starfsmönnum héraðsskjalaasafnanna, skv. ákvörðun héraðsskjalavarða, og völdum gestum skv. ákvörðun stjórnar/skv. ákvörðun félagsmanna.

4.4. Fundir félagsins skulu að jafnaði boðaðir með ekki skemmri en viku fyrirvara.

4.5. Heimilt er að halda aðalfundi, aukaaðalfundi og félagsfundi í gegnum fjarfundabúnað, en stefnt skal að því halda aðalfund þannig að sem flestir félagsmenn hittist og nýta þau tækifæri sem gefast til fundarhalda án hjálpar fjarskipta.

4.6. Halda ber fundargerðir yfir alla fundi félagsins og rita skal greinargerð um aðrar samkomur, námskeið og viðburði eftir því sem þeir verða í fundargerðabók félagsins.

5. Stjórn

5.1. Stjórn félagsins er æðsta vald í málefnum félagsins milli aðalfunda en skal gæta samráðs við félagsmenn um stærri ákvarðanir/en skal bera öll stærri mál undir félagsfund. (Með stærri málum er t.d. átt við svör við fyrirspurnum stjórnvalda um afstöðu héraðsskjalavarða til tiltekinna málefna.) Í stjórn geta aðeins héraðsskjalaverðir setið. Stjórn skiptir sjálf með sér verkum.

Við stjórnarkjör skal stefnt að því að fulltrúar komi sem víðast að af landinu.

5.2. Verkaskipting stjórnar

Stjórn er frjálst að skipta með sér verkum innbyrðis, henni ber að tryggja að ákveðin verk séu innt af hendi, stjórnin eigi sér talsmann hverju sinni, ritari sinni skjalavörslu félagsins og færir fundargerðir þess og gjaldkeri sjái um fjármál og bókhald félagsins.

5.3. Stjórn félagsins skal senda félagsmönnum fundargerðir sínar jafnóðum og þær liggja fyrir. Fulltrúar í nefndum og samráðshópum skulu sömuleiðis ávallt upplýsa félagsmenn um fundi sem þeir sitja fyrir hönd félagsins – það skal gert með ritaðri greinargerð og/eða afriti af fundargerð.

6. Lagabreytingar

6.1. Lögum þessum verður aðeins breytt á aðalfundi félagsins með samþykkt 2/3 hluta fundarmanna.

6.2. Félagsslit lúta sömu skilyrðum og lagabreytingar. Við félagsslit eða sameiningu félagsins við annan félagsskap skal stjórn félagsins leita samþykkis aðalfundar fyrir því og fyrir ráðstöfun eigna félagsins, lýtur það sömu skilyrðum og lagabreytingar.

6.3. Lög þessi leysa af hólmi lög Félags héraðsskjalavarða á Íslandi er samþykkt voru á stofnfundi félagsins föstudaginn 27. mars 2009.

Lög er samþykkt voru á stofnfundi félagsins 27. mars 2009

1. Nafn, aðsetur og varnarþing

1.1. Félagið heitir Félag héraðsskjalavarða á Íslandi.

1.2. Aðsetur félagsins er í skjalavörslustofnun formanns hverju sinni.

1.3. Varnarþing félagsins er í Reykjavík.

2. Markmið

2.1. Markmið félagsins er að vera virkur samstarfsvettvangur héraðsskjalavarða til að styrkja héraðsskjalasöfnin, hag þeirra, faglegt frumkvæði, starfsemi og verkefni sem snúa að skjalavörslu í sveitarfélögum á Íslandi.

2.2. Markmiðum félagsins skal reynt að ná m.a. með ýmiskonar fræðslu- og kynningarstarfsemi svo sem fundum, námskeiðum, fyrirlestrum, málþingum og útgáfu og samstarfi við einstaklinga, stofnanir og samtök er koma með einum eða öðrum hætti að skjalavörslu.

3. Félagsmenn

3.1. Félagsmenn geta orðið þeir sem gegna embættum héraðsskjalavarða á Íslandi. Félagsmaður getur skipað fulltrúa fyrir sína hönd til þátttöku í störfum félagsins. Hægt er að kjósa heiðursfélaga með meirihlutasamþykkt stjórnar félagsins sem þarf svo að hljóta samþykki meirihluta fundarmanna á aðalfundi félagsins.

4. Fundir

4.1. Aðalfundur er æðsta vald í málefnum félagsins. Hann er haldinn einu sinni á ári og aukaaðalfundur einu sinni á ári. Hálft ár er á milli þeirra. Einfaldur meirihluti ræður úrslitum í atkvæðagreiðslum. Falli jöfn atkvæði skal að reyndri málamiðlun láta hlutkesti ráða. Heimilt er að boða til aukaaðalfundar að sameiginlegri rökstuddri ósk þriggja héraðsskjalavarða.

4.2. Dagskrá aðalfunda og aukaaðalfunda:

Skýrsla stjórnar
Tillögur fráfarandi stjórnar
Ákvörðun félagsgjalda næsta árs
Reikningar lagðir fram til samþykktar
Stjórnarskipti

4.3. Félagsfundir eru eingöngu setnir gildum félagsmönnum. Opnir félagsfundir eru opnir fleiri skv. ákvörðun stjórnar.

4.4. Allir fundir félagsins skulu boðaðir með ekki skemmri en viku fyrirvara nema í neyðartilfellum. Fundarboði skal fylgja dagskrá.

4.5. Heimilt er að halda aðalfundi, aukaaðalfundi og félagsfundi í gegnum fjarfundabúnað, en stefnt skal að því halda aðalfund þannig að sem flestir félagsmenn hittist og nýta þau tækifæri sem gefast til fundarhalda án hjálpar fjarskipta.

4.6. Halda ber fundargerðir yfir alla fundi félagsins og rita skal greinargerð um aðrar samkomur, námskeið og viðburði eftir því sem þeir verða í fundargerðabók félagsins.

5. Stjórn og skipulag

5.1.Stjórn félagsins er í höndum fjórðungs sem stýrir félaginu hálft ár í senn. Skal stjórnin flytjast milli fjórðunga sólarsinnis á hálfs árs fresti, en breyta má út af þeirri reglu og hlaupa yfir fjórðung óski fjórðungsmenn sérstaklega eftir því vegna sérstakra aðstæðna. Miða skal við jafndægur á vori og hausti, en láta verkefni ráða.

5.2. Félaginu er skipt í fjórðunga að fornum sið:

Sunnlendingafjórðungur: Skógar, Selfoss, Vestmannaeyjar, Kópavogur, Reykjavík og Mosfellsbær.
Vestfirðingafjórðungur: Akranes, Borgarnes, Búðardalur og Ísafjörður.
Norðlendingafjórðungur: Hvammstangi, Blönduós, Skagafjörður, Siglufjörður, Dalvík, Akureyri og Húsavík.
Austfirðingafjórðungur: Egilsstaðir, Neskaupsstaður og Höfn.
5.3. Stjórn félagsins er æðsta vald í málefnum félagsins milli aðalfunda en skal gæta samráðs við félagsmenn um stærri ákvarðanir. Hún skiptir sjálf með sér verkum og tilkynnir um það á aðalfundi þeim er hún tekur við stjórnartaumum. Stjórnin er skipuð:

Formanni sem heldur utan um starfsemi félagsins og er talsmaður þess út á við, honum er heimilt að fela öðrum félagsmanni tímabundið að vera talsmaður í sinn stað.
Ritara sem er skjalavörður félagsins og færir fundargerðir þess.
Gjaldkera sem sér um félagaskrá, fjármál og bókhald félagsins.
Meðstjórnendum. Fjöldi í stjórn fer eftir fjölda félagsmanna í þeim fjórðungi sem fer með stjórn hverju sinni.

6. Lagabreytingar

6.1. Lögum þessum verður aðeins breytt á aðalfundi félagsins með samþykkt 2/3 hluta fundarmanna.

6.2. Félagsslit lúta sömu skilyrðum og lagabreytingar. Við félagsslit eða sameiningu félagsins við annan félagsskap skal stjórn félagsins leita samþykkis aðalfundar fyrir því og fyrir ráðstöfun eigna félagsins, lýtur það sömu skilyrðum og lagabreytingar.

6.3. Lög þessi skulu endurskoðuð og lögð fyrir næsta aðalfund félagsins.

Samþykkt á stofnfundi Félags héraðsskjalavarða á Íslandi föstudaginn 27. mars 2009 með öllum atkvæðum fundarmanna.

Á stofnfundinum var samþykkt að undirbúningsnefnd að stofnun félagsins auk héraðsskjalavarðar Austfirðinga skipaði fyrstu stjórn félagsins í sex mánuði.

Merki

logo_net

Myndin í merki félagsins er af rómverska guðinum Janusi, tekin eftir rómverskri mynt frá lýðveldistímanum nánar tiltekið árunum 225-212 f. Kr.

Höfuð dyragoðsins Janusar var haft ofan við dyr (janua) á heimilum Rómverja, hann hafði tvö andlit, annað horfði inn og hitt út. Hann varði þröskuldinn þannig að hið illa kæmist ekki inn. Hann táknaði upphaf og endi, ljósið og sólina. Mánuðurinn janúar (Januarius) er kenndur við þetta goð upphafs. Oft felst í tákninu tvíhyggja (dúalismi) eða tvíveðrungur. Stundum eru tvö andlit hans andstæður t.d. skegglaus unglingur og skeggjaður öldungur.

Hið orðna er kyrrt og liðið, hið óorðna er á hreyfingu og í vændum. Janus horfir aftur til þess sem er orðið og fram til þess sem verður. Við skjalavörslu er mikilvægt að viðhöfð sé framsýni án þess að misst sé sjónar á hinu liðna.

Opinber skjalasöfn varðveita skjöl hins opinbera annarsvegar í þágu stjórnvalda og stjórnsýslu, hinsvegar í þágu borgaranna. Annarsvegar varðveita þau opinber skjöl, hinsvegar einkaskjöl. Annars vegar tryggja þau aðgengi að skjölum, hins vegar hindra þau aðgengi að skjölum (t.d. af öryggisástæðum ríkisins eða til að verja rétt fólks til einkalífs).

Um vefinn

Vef Félags Héraðsskjalavarða á Íslandi var hleypt af stokkunum 8. apríl 2009 og hefur verið ritstýrt af sömu mönnum frá upphafi.
Honum er ætlað að kynna héraðsskjalasöfnin og starfsemi þeirra og veita fræðslu um skjalavörslu og skjalasöfn.

Ritstjórar vefsins

Hrafn Sveinbjarnarson, héraðsskjalavörður Kópavogs
Þorsteinn Tryggvi Másson, héraðsskjalavörður Árnesinga

Skammstafanir er auðkenna höfunda efnis á vefnum

AHP Albína Hulda Pálsdóttir, skjalavörður hjá Borgarskjalasafni Reykjavíkur
AS Aðalbjörg Sigmarsdóttir, héraðsskjalavörður á Akureyri
GJ Guðrún Jónsdóttir, forstöðumaður Safnahúss Borgarfjarðar
GMH Gunnar Marel Hinriksson, skjalavörður hjá Héraðsskjalasafni Kópavogs
HL Hrafnkell Lárusson, héraðsskjalavörður Austfirðinga
HS Hrafn Sveinbjarnarson, héraðsskjalavörður Kópavogs
JÓK Jóhann Ólafur Kjartansson, Borgarskjalasafni
JS Jóhanna Skúladóttir, héraðsskjalavörður Borgarfjarðar
SB Svanhildur Bogadóttir, borgarskjalavörður Reykjavíkur
SS Sigurlaug Stefánsdóttir, héraðsskjalavörður Svarfdæla
UI Unnar Ingvarsson, héraðsskjalavörður Skagfirðinga
ÞTM Þorsteinn Tryggvi Másson, héraðsskjalavörður Árnesinga