Stýrikerfi í skýjunum og ábyrgð á opinberum gögnum

Margir eru nú að taka upp nýjustu útgáfu Windows stýrikerfisins, Windows 10. Erlendis hefur þetta kerfi hlotið gagnrýni þar sem það felur í sér aðferðir sem kunna að ógna gagnaöryggi og einkalífshagsmunum, þ.e. með því að láta lykilþætti í kerfinu byggjast á skýjavistun. Hér má sjá grein um þetta eftir David Auerbach „Broken Windows Theory“, í ágústútgáfu Bitwise árið 2015. Þetta vekur spurningar um það hvort opinber stjórnvöld sem fjalla um viðkvæm málefni og hagsmunamál ýmissa einstaklinga, félagasamtaka og fyrirtækja geti notað þetta stýrikerfi með ábyrgum hætti. Í greininni er bent á nokkur atriði sem vert er að hafa í huga í þá átt.

Áður hefur verið fjallað um notkun skýsins hér á þessum vettvangi.

Sú spurning vaknar óhjákvæmilega hvort tímabært sé að opinber stjórnvöld horfi til annarra stýrikerfa eins og Linux. Forstöðumenn á hverjum stað bera skv. lögum um opinber skjalasöfn ábyrgð á skjölum og gögnum stjórnvalda í hvívetna og verða því að vera á varðbergi gagnvart virkni hugbúnaðar sem notaður er hverju sinni hvað öryggismál varðar.

Hýsing opinberra gagna í skýi

sky-1363333250XvV

Það virðist stundum vefjast fyrir mönnum hvaða reglur og lög gilda um hýsingu/vistun opinberra gagna stjórnvalda í svokölluðu skýi. Opinber skjöl eru ekki öll aðgengileg almenningi, þau eru öll þau gögn sem myndast við starfsemi stjórnvalda hvort heldur trúnaðargögn eða gögn sem eru aðgengileg án takmarkana, óháð áritunarformi. Um vörslu gagnanna/skjalanna gilda lög um opinber skjalasöfn nr. 77/2014.

Svokölluð „ský“ (á ensku „cloud“) til vistunar skjala eða skjalasafna hins opinbera eru annmörkum háð og koma ekki til greina á erlendri grundu. Þar koma til ýmsir þættir sem erfitt er að festa við ábyrgð eins þjónustusala með samningi, gögnin eru jafnvel varðveitt hjá öðrum (undirverktökum) að nokkru í ýmsum lögsagnarumdæmum ólíkra landa. Því er vandkvæðum bundið að halda tilteknum lögpersónum við þá ábyrgð sem nauðsynlegt er að sé á vörslu skjala/gagna miðað við opinberar skyldur við vörslu þeirra.

Framsal þeirrar ábyrgðar er takmarkað, forstöðumaður má aðeins afsala sér skjalavörsluábyrgð með afhendingu gagna/skjala til opinbers skjalasafns.

Framsal á skjalavörsluskyldum forstöðumanna verður að vera skv. lögum. Hætt er við að lögbundið eftirlit með vörslu og umsýslu stjórnvalda á skjölum verði torveldað mjög og jafnvel gert óhugsandi með þjónustukaupum sem fela í sér vistun opinberra gagna í skýi. Að öllu samanlögðu sem hér segir virðist ekki heimilt, miðað við lög, reglur og gott stjórnsýslusiðferði, að viðhöfð sé skýjavistun rafrænna gagna af hálfu stjórnsýslu og stofnana hins opinbera sem aðkeypt þjónusta. Read more

Nýtt smárit í Kópavogi

LeifurReynissonSmarit4kopavogur
Leifur Reynisson með ritið

Út er komið ritið Landnemar í Kópavogi eftir Leif Reynisson sagnfræðing, fjórða heftið í ritröð Sögufélags Kópavogs og Héraðsskjalasafns Kópavogs. Í því segir frá bræðrunum Finnjóni og Sveini Mósessonum og frumbýlingsárum þeirra í Kópavogi, en þeir hófu að reisa sér og fjölskyldum sínum hús við Nýbýla- og Álfhólsveg á fjórða áratug síðustu aldar.

Sagt er frá samheldni nágranna á tímum þegar rafmagn, sími, rennandi vatn og malbikaðir vegir voru framtíðardraumar, einnig hvernig nábýlið við setuliðið var á hernámsárunum og áhrifunum af því þegar byggðin þéttist og Kópavogur breyttist úr sveit í borg.
Leifur er sonarsonur Sveins Mósessonar og er þetta því líka fjölskyldusaga hans. Ritið fæst hjá Héraðsskjalasafni Kópavogs en félagar í Sögufélagi Kópavogs fá ritið sent heim og er það innifalið í félagsgjaldinu. Hægt er að skrá sig í félagið á heimasíðu þess, www.vogur.is eða á skjalasafninu.

Iðnaðarmenn hafa bjargað mörgum verðmætunum

Idnadarmenn_hafa_bjargad_morgum_verdmaetunum

Þessi skjöl sem sjást á myndinni fundust inni í vegg á 100 ára gömlu húsi í Reykjavík þegar iðnaðarmenn unnu að endurbótum á því. Þeir komu þeim til varðveislu á Borgarskjalasafn.

Ekki liggur fyrir vitneskja um hver setti skjölin inn í vegginn eða hvað er hér nákvæmlega um að ræða.

Um er að ræða fallega handskrifuð skjöl. Nú þurfa forverðir að taka við að slétta út skjölunum þannig að hægt verði að kanna þau nánar.

Skjalasafn Alþingis – leyndarskjalasafn?

Leyndarskjalaverdir3

Þeir Íslendingar sem gegnt hafa störfum leyndarskjalavarðar eða Gehejmearkivar hjá Danakonungi: Árni Magnússon, staðgengill í fjarveru Rostgaards 1725-1730, Grímur Jónsson Thorkelín leyndarskjalavörður 1791-1829 og Finnur Magnússon leyndarskjalavörður 1829-1847.

Við breytingu á lögum um opinber skjalasöfn árið 2014 féll niður skylda Alþingis til þess að afhenda skjöl sín Þjóðskjalasafni Íslands til varðveislu.

Í umsögn 2. mars 2016 til allsherjar- og menntamálanefndar Alþingis um þingsályktunartillögu um rafrænt snið þingskjala gagnrýnir héraðsskjalavörður Kópavogs þetta (sjá bls. 8-10) og bendir á að ekkert hafi komið í staðinn, skjalasafn Alþingis hafi að því er virðist sömu stöðu gagnvart borgurunum og leyndarskjalasafn (geheimarkiv) einveldiskonunga gagnvart þegnum. Enginn lestrarsalur, engar opinberar reglur og ekkert opinbert yfirlit um hvað er í skjalasafninu.

Bent var á fleiri athugunarefni varðandi opinbera skjalavörslu, rafræna stjórnsýslu og birtingu laga og réttarheimilda í umsögninni sem snerist þó einkum um birtingu Alþingistíðinda.

„Rafræn stjórnsýsla getur aðeins farið fram í sýndarveruleika, raungögn verða að liggja henni að baki, annars er hún aðeins eins og hver annar tölvuleikur. Forsenda rafrænnar stjórnsýslu er traust skjöl á föstu formi á öruggum stað til langframa.“ (bls. 5)

Miðlunarverkefni á héraðsskjalasöfnunum

15.000.000 voru settar á fjárlög ársins 2016 eyrnamerkt miðlunarverkefnum á héraðsskjalasöfnunum. Í auglýsingum eftir umsóknum kom fram að skönnun og miðlun skjala sem eru frá því fyrir 1930 njóti forgangs við úthlutun.

Alls bárust 19 umsóknir frá 15 héraðsskjalasöfnum. Samtals var sótt 30.292.713 kr. Sérstök nefnd, skipuð Brynju B. Birgisdóttur, Helgu Jóhannesdóttur og Magnúsi Karel Hannessyni frá Sambandi íslenskra sveitarfélaga, mat umsóknir og gerði tillögur um styrkveitingar. Tillögur nefndarinnar voru samþykktar í framkvæmdastjórn safnsins 1. mars sl.

Úthlutun Þjóðskjalasafns á verkefnastyrkjum til héraðsskjalasafna er sem hér segir:

Styrkþegar Upphæð styrks
Héraðskjalasafnið Ísafirði 850.000
Borgarskjalasafn Reykjavíkur 3.600.000
Héraðsskjalasafn Austfirðinga og Héraðsskjalasafn á Norðfirði 3.000.000
Héraðsskjalasafn Akureyrar 1.700.000
Héraðsskjalasafn Skagfirðinga 120.000
Héraðsskjalasafn Vestmannaeyja 2.200.000
Héraðsskjalasafn Dalasýslu 500.000
Héraðsskjalasafn Árnesinga 1.200.000
Héraðsskjalasafn Árnesinga 1.150.000
Héraðsskjalasafn Skagfirðinga 380.000
Héraðsskjalasafn Austur-Húnavatnssýslu 130.000
Héraðsskjalasafn Vestur-Húnavatnssýslu 170.000
Samtals 15.000.000

Skjöl Slippstöðvarinnar á Akureyri afhent

herak_slippstod2

Það er mikið um að vera í Héraðsskjalasafninu á Akureyri þessa dagana. Tólf vörubretti af skjölum komu þar í hús í gær og er nú unnið að því að koma skjölunum fyrir í hillur.

Teikninstofan Aflvís á Akureyri hafði um nokkurt skeið geymt hjá sér teikningar og önnur skjöl Slippstöðvarinnar á Akureyri, en nú tekur safnið við þeim til varðveislu. Read more

Starfsemi héraðsskjalasafna líður skort

Vanræksla vegna langvarandi fjársveltis í opinberri skjalavörslu er vandi sem er að miklu leyti hulinn almenningssjónum og nær ekki þeirri tilfinningaþrungnu athygli sem atburðir og örlög einstaklinga fá í fjölmiðlum. Þessum vanda mætti líkja við burðarstoð sem stöðugt gengur á vegna ónógs viðhalds og getur á endanum brostið óvænt með miklum afleiðingum. Ýmis grundvallaratriði borgaralegs samfélags  m.a. eignarréttindi og mannréttindi eru um margt háð opinberum skjalasöfnum. Tjáningarfrelsi er háð því að áreiðanlegar upplýsingar um gjörninga stjórnvalda liggi fyrir og er opinberum skjalasöfnum ætlað að tryggja það annars vegar með varðveislu skjalasafna og hins vegar með eftirliti með myndun og vörslu skjala stjórnvalda. Vörsluhlutverkið gerir opinber skjalasöfn að forðabúrum sagnaritunar og sagnfræðirannsókna. Forsenda þess að þau gegni hlutverki sínu er nægilegt fé til þeirra verkefna sem þeim er ætlað að sinna.

Héraðsskjalaverðir hafa sett fram óskir um hækkað ríkisfjárframlag til héraðsskjalasafnanna í fjárlögum ársins 2016 í tveimur bréfum til fjárlaganefndar í nóvemberlok 2015.

Bréf allra héraðsskjalavarða til fjárlaganefndar 26. nóvember 2015

Bréf fjögurra héraðsskjalavarða til fjárlaganefndar 24. nóvember 2015

Með auknum skyldum héraðsskjalasafna m.a. vegna tilfærslu verkefna frá Þjóðskjalasafni til héraðsskjalasafna undanfarin ár og með lögum um opinber skjalasöfn nr. 77/2014 hafa ekki fylgt aukin fjárframlög frá ríkinu til héraðsskjalasafna. Þess má geta að Þjóðskjalasafnið hafði ekki fengið fjárveitingar með þær skyldur í huga sem nú hefur verið velt yfir á héraðsskjalasöfnin. Áratuga uppsafnaður vandi hefur því lagst á héraðsskjalasöfnin með föstum skyldum án aukningar á því fé semþau hafa til starfsemi sinnar. Úr þessu verður að bæta.

 

Þjóðskjalasafni breytt í lundabúð?

stjornfelagsheradsskjalavarda2015-1

Stjórn Félags héraðsskjalavarða sendi  frá sér eftirfarandi áskorun til alþingismanna 11. desember 2015:

Þjóðskjalasafn Íslands er þjónustustofnun og skjalasafn íslensku þjóðarinnar þar sem varðveitt eru og höfð aðgengileg allflest mikilvægustu skjöl um réttindi og sögu lands og þjóðar fyrr og nú. Tilgangur varðveislunnar er að tryggja réttindi borgaranna, hag stjórnsýslunnar og varðveita sögu íslensku þjóðarinnar. Í skjalasafninu eru nú varðveittir um 42 hillukílómetrar af skjölum sem myndu ná frá Aðalstræti í Reykjavík til Hveragerðis.

Fyrir Alþingi liggur nú breytingartillaga meirihluta fjárlaganefndar við frumvarp til fjárlaga fyrir árið 2016 um að húsnæði Þjóðskjalasafns Íslands við Laugaveg 162 verði selt og í staðinn verði keypt eða leigt annað hentugt húsnæði. Tillögurnar komu fram milli umræðna og virðast lítt ígrundaðar og óundirbúnar frá sjónarhorni ábyrgrar skjalavörslu. Read more